Perquè els empleats siguin pagats, la majoria dels empresaris han de processar la nòmina. Encara que el processament de la nòmina pot ser una tasca extremadament detallada, els passos en general continuen sent els mateixos. Pren una bona concentració i habilitats matemàtiques, més habilitats organitzatives sòlides, per processar amb eficàcia i precisió una nòmina.
Pagament per hores
El primer pas en el processament de la nòmina és calcular els salaris per pagar a cada empleat. Els cicles de pagament més freqüents són setmanals, quincenals, semestrals i mensuals. Els empleats per hores solen rebre setmanalment o quincenal. La majoria de les empreses comptaran amb empleats per hores completant un full de temps que s'iniciarà al final de cada setmana. El professional de la nòmina ha d'assegurar que l'empleat i el seu gerent / supervisor signen el full de temps; si no, no és vàlid. Normalment, les hores regulars, personals / malaltes o de vacances es registren en el full de temps i es paguen amb un pagament normal. Els pagaments d'hores extraordinàries també s'han d'incloure en el full de temps per pagar en temps i mig.
Pagament salariado
Els empleats assalariats es paguen quinzenalment, semestralment o mensualment. No estan obligats a completar un full de temps perquè se'ls paga la mateixa quantitat d'hores cada data de pagament. L'única vegada que canviïn les hores d'un empleat assalariat és si tenia un canvi salarial o que s'ha de pagar de forma prorratejada (això podria ser degut a la baixa o altres dies no remunerats). Normalment, el professional de la nòmina no necessita fer cap canvi en el salari d'un empleat assalariat, ja que el sistema paga automàticament l'import degut.
Beneficis
Els empleats poden optar per participar a l'assegurança mèdica de la companyia, 401k o plans de cafeteria. Aquests imports es dedueixen generalment del que s'ha de canviar a menys que l'empleat faci un canvi en les seves deduccions. En aquest cas, haurà de notificar per escrit al canviant la nòmina. Si els canvis es presenten en el moment oportú, es faran efectius en la següent nòmina.
Impostos
Per llei, l'empleat i l'empresari estan obligats a pagar impostos a la nòmina; l'empleat i l'empresari han de pagar impostos federals i, en general, d'estat; Alguns estats també requereixen impostos del comtat. Algunes empreses utilitzen programari de nòmina que calcularà aquests impostos, deduint automàticament els imports dels xecs de pagament dels empleats. El professional de nòmines també s'encarrega de dipositar impostos al govern, presentar taxes trimestrals i anuals i emetre W2 anuals als empleats.
Ajustos de nòmina
Una vegada que les hores a pagar es registren al sistema, el professional de la nòmina ha de verificar la informació. Pot executar informes del sistema i utilitzar-los per comprovar errors. Qualsevol error detectat abans que es tanqui la nòmina es pot corregir i reflectir-se en la nòmina actual. Una vegada que la nòmina es tanca, els canvis o els ajustos es poden fer manualment (p. Ex., Una comprovació manual) o ajustats a la nòmina següent.
