El processament de nòmina és una tasca multidimensional que un empresari ha de realitzar. L'empresari ha de complir els estàndards de salari i horari del Departament de Treball dels Estats Units i les normes fiscals sobre el pagament de la nòmina del Servei d'Impostos Interns. A més, ha de complir els requisits estatals de nòmina. Tenir una llista de verificació de processament de nòmines ajuda a garantir el compliment.
Processament salarial
La llista de comprovació hauria d'incloure les tasques de processament salarial per a cada període de pagament. Això inclou tots els passos necessaris per processar salaris de principi a fi. Si hi ha diversos períodes de pagament, com quinzenal i semestral, prepareu llistes de comprovació separades per a cada cicle de pagament per evitar confusions. Per exemple, si tots els treballadors horaris es paguen quinzenalment i tots els empleats assalariats es paguen en forma semestral, es necessitarien llistes de comprovació separades ja que els dos grups de pagament es processen de manera diferent.
La llista de comprovació del salari pot incloure passos per confirmar les presentacions de la targeta de temps, la computació de la targeta de temps i introduir les hores de nòmina al sistema. Ha d'incloure un pas per garantir que els treballadors assalariats rebin la seva remuneració habitual durant el període de pagament. A més, hauria d'incloure fer modificacions en les dades de nòmina dels empleats, com ara canvis d'adreces i deduccions, ajustos de pagament, com ara augments de salaris i xecs de cancel·lació, i processament de lloguer i terminació de nous. També pot incloure la tramitació de la remuneració complementària, com ara les hores extraordinàries, la separació, les bonificacions i les comissions.
Processament de deduccions
Les deduccions de nòmina inclouen deduccions estatutàries / involuntàries. Això vol dir que la deducció és legalment vinculant. Les deduccions estatutàries inclouen l'impost sobre la renda federal, l'impost de la Seguretat Social i l'impost de Medicare i, en la majoria dels casos, l'impost sobre la renda estatal. L'empresari s'encarrega de retenir aquests impostos als xecs de treball dels empleats. A més, és responsable de la seva part dels impostos sobre la nòmina. La llista de verificació ha d'incloure les deduccions estatutàries requerides. Les deduccions estatutàries també inclouen ajornaments salarials i ordres de retenció de suport per a menors. Inclogui-los a la llista de verificació, si escau.
Les deduccions voluntàries són les que ofereix l'empresa, com ara la jubilació i els beneficis per a la salut, l'assegurança de vida i incapacitat, contribucions benèfiques, quotes d'estacionament, quotes sindicals i amortització de préstecs. La llista de verificació no ha d'enumerar cada tipus de deducció voluntària, sinó que ha d'incloure la comprovació de deduccions voluntàries. Una vegada que el representant de la nòmina es familiaritza amb la nòmina, és fàcil saber quines deduccions afecten als empleats.
Generació de pagaments
La llista de comprovació ha de tenir passos per imprimir cheques i pagar stubs i generar el fitxer de dipòsit directe. Incloeu un pas per imprimir un informe de preprocessament, que permet que el representant de la nòmina realitzi una comprovació doble i, si cal, ajusteu la nòmina abans d'imprimir cheques i abans de generar el fitxer de dipòsit directe. A més, si els xecs de pagament s'han de reenviar a un particular després del processament de la nòmina, indiqueu-lo a la llista de comprovació.
Processament posterior
Una vegada que es processa la nòmina, s'han de presentar les dades rellevants per garantir el compliment del registre. La llista de comprovació ha d'indicar els diferents informes de nòmines que s'han de presentar. A més, hauria d'incloure els informes necessaris per a departaments relacionats, com comptabilitat, finances i recursos humans. Si es requereix més interacció amb aquests o altres departaments, incloeu-la a la llista de comprovació. Per exemple, si una empresa fiscal externa maneja els assumptes sobre la nòmina de la companyia, la llista de comprovació hauria d'incloure com reenviar els impostos a la companyia fiscal.
