Els registres a pagar són documents importants per a un particular o un negoci. L'ideal seria que la seva empresa implementi un sistema d'emmagatzematge o arxiu que permeti als propietaris i altres personal recuperar els rebuts i registres d'actius i comptes quan sigui necessari. Tot i que el vostre negoci no ha de mantenir permanentment els registres pagadors dels seus comptes, ha de mantenir-los com a mínim durant 10 anys.
Una dècada de registres
Quant de temps haureu de mantenir els registres de la vostra empresa en el fitxer depèn de l'acció, la despesa o l'esdeveniment que registreu els documents, d'acord amb el Servei d'Impostos Interns. Els documents que corresponen a transaccions i pagaments s'han de mantenir durant almenys 10 anys, segons Financial Web. Aquests documents inclouen declaracions bancàries, contractes, comptes a pagar i registres a cobrar i xecs cancel·lats.
Rocks amb vigilància efectiva
El principal motiu per mantenir registres de comptes és si algú té alguna pregunta sobre una venda o un contracte antic. En aquests casos, heu de poder localitzar els elements relacionats amb la venda o el contracte en forma oportuna. Tenir accés als comptes registres a pagar també és important en cas que un client o un empleat sàpiga el vostre negoci.
Mantenir l'IRS feliç
L'IRS suggereix contenir registres que suportin un element d'ingressos o deduccions en una declaració d'impostos fins que s'esgoti el període de limitacions d'aquest retorn, que és el període de temps en què es pot modificar la vostra declaració d'impostos per reclamar un crèdit o reembossament. Això significa que ha de tenir registres de comptes disponibles per tal que pugueu documentar guanys o pèrdues per venda o alienació d'un actiu durant el temps en què l'actiu es mantingui en servei. Després, heu de mantenir tots els registres i rebuts corresponents a l'actiu durant tres anys addicionals, segons QBalance.com.
Més del Recordkekeeping
Per maximitzar l'espai i minimitzar la possible pèrdua de registres contra incendis, robatori o destrucció, és possible que la vostra empresa vulgui fer sense papers. Mitjançant la transferència de registres de comptes a un sistema de registre electrònic, el vostre negoci pot reduir els costos administratius i el temps de personal. Els programes estan disponibles en línia i localment a les botigues de subministraments d'oficines. Les tarifes s'apliquen i varien molt depenent del programa. Els sistemes de pagament de comptes automatitzats solen proporcionar facturació electrònica, serveis de pagament i seguiment / presentació en línia.
