Sovint, les empreses reben sol·licituds de donacions benèfiques i moltes empreses tenen petits pressupostos per a aquestes donacions. Si allotgeu una subhasta silenciosa, heu de fer un cas sorprenent per què la vostra organització val la pena dedicar-se al temps, l'esforç i la despesa perduda del negoci. Una carta que expliqui plenament el vostre grup i la seva importància és un començament. Una carta ben pensada és fonamental per convèncer un negoci per donar al vostre esdeveniment.
Obert amb una salutació específica al propietari de l'empresa. El millor és evitar salutacions generals com "Benvolgut Senyor".
Indiqueu que esteu escrivint en nom de la vostra organització i que cerqueu articles de subhasta silenciosa per a un esdeveniment específic. Per exemple, "sóc voluntari amb Kids Charity i escric per preguntar si està interessat a donar un article o servei per a la nostra propera subhasta silenciosa, que tindrà lloc a la nostra gala anual de recaptació de fons el 15 d'octubre".
Seguiu una breu discussió sobre la vostra organització i la seva importància a la comunitat. Esmentar les poblacions que serveix i com el treball de la vostra organització ajuda a aquestes poblacions.
Parleu sobre com la subhasta silenciosa és una part vital dels seus esforços anuals de recaptació de fons per servir millor a la població. Mencioneu èxits anteriors si heu celebrat l'esdeveniment abans. Incloeu una línia donant les gràcies al propietari del negoci pel seu suport passat de la vostra subhasta silenciosa, si escau.
Escriviu que agraïm qualsevol element o servei que l'empresa sigui prou generosa com per oferir, i menciona l'empresa per nom en aquesta declaració. Afegiu que podeu retirar la donació, que s'apaga del propietari de l'empresa.
Parleu sobre el que pots oferir a l'empresa a canvi. Per exemple, promou publicitat gratuïta incloent el negoci en una llista de patrocinadors. Escriviu que la donació és deduïble d'impostos, si això s'aplica a la vostra caritat o grup. Esmentar que, en participar, l'empresa obtindrà l'exposició de la comunitat de la gran quantitat d'assistents. Ofereixi un bitllet gratuït a l'esdeveniment també al propietari de l'empresa.
Molt d'agraïment al propietari del negoci pel seu temps i llistant la vostra informació de contacte per a la donació. Prometeu fer un seguiment amb el propietari de l'empresa també.
Impressió de la lletra sobre capçalera d'organització oficial.
