El canvi organitzatiu és difícil, però el que pot ser encara més difícil és comunicar aquests canvis als empleats. Molts directius es van preocupar de copsar el to correcte en fer l'anunci inicial, però també s'hauria de considerar una gran quantitat d'altres qüestions. Respondre les preguntes dels empleats, respondre a les seves inquietuds i mantenir la comunicació fluida en temps insegurs són tots elements clau per anunciar i implementar canvis.
Esborreu un pla de comunicació clar. Feu una llista de tot el que s'ha de comunicar als empleats sobre el canvi organitzatiu. Anticipa les preguntes que els empleats puguin tenir sobre els canvis i estigui preparat per respondre'ls. Inclogui els punts que tractarà en l'anunci inicial, així com la forma en què continuarà comunicant-se als empleats sobre els canvis a mesura que comencin a passar. Compartiu o creeu aquest pla amb altres persones en llocs de gestió perquè entregueu missatges coherents als empleats durant tot el canvi.
Expliqueu als empleats el que ha provocat el canvi organitzatiu. Expliqueu els problemes específics que l'empresa troba, incloent-hi com i per què han de ser abordats. Si l'empresa pateix baixos beneficis, un augment dels costos o una mala moral dels empleats, expliqueu-ho als empleats.
Especifiqueu als empleats com el canvi organitzatiu millorarà l'empresa. Destaca com afectarà positivament a l'empresa en general (augmentant els beneficis o millorant la reputació de l'empresa, per exemple). Cal destacar com aquests canvis beneficiaran els propis empleats. Continueu fent èmfasi en els beneficis del pla fins i tot després de l'anunci.
Doneu als empleats un marc de temps per al canvi. Expliqueu-los quan començaran els canvis i quant de temps trigaran. Si no esteu segurs del calendari exacte, sigui honest i que els empleats sàpiguen quan poden esperar una resposta.
Compartiu els vostres dubtes i preguntes. Si hi ha informació sobre el canvi que és confidencial o encara no s'ha resolt, indiqueu als empleats que els farà saber més una vegada que pugui i intentar donar-los un temps en què podrien esperar una resposta per reduir l'especulació.
Proporcioneu als empleats l'oportunitat de formular preguntes o expressar dubtes o dificultats amb els canvis. Convida els empleats a parlar amb vostè o amb altres administradors regularment sobre qualsevol dubte que tingui durant tot el procés. Contesta preguntes difícils amb la major sinistre que puguis.
Comunicar-se amb els directius i els empleats amb freqüència a mesura que es produeixin els canvis. Proporcioneu qualsevol informació nova que sorgeixi amb promptitud. Notifiqueu als empleats si el pla canvia i explica per què ha canviat. Sigui el més obert possible durant tot el procés perquè els empleats no se sentin foscos.
