Una carta personal de l'empresa s'escriu d'un individu a una empresa o organització. Aquesta carta es pot escriure per diversos motius: per resoldre un problema com un error en una factura; demanar una devolució o intercanvi d'un producte; a lloar el bon treball d'un empleat; o demanar una donació de temps, diners, productes o serveis per a un benefici. Sigui quina sigui la raó, una carta personal de l'empresa està escrita en un full de paper en blanc, no en un capçal. Tingueu en compte el següent la propera vegada que hàgiu d'escriure-ne una.
Configuració de pàgina
Utilitzeu marges de 1 polzada a la part superior, inferior i lateral de la vostra pàgina. Si la seva carta de negocis personal és curta, augmenta el marge superior a 2 polzades i els costats a 1½ polzades. Utilitzeu una font de lletra fàcil de llegir com Times New Roman, Arial o Cambria a una mida de lletra de 11 o 12 punts. Separa l'espai les línies.
Estil de lletra
Si utilitzeu l'estil de lletra de bloc, totes les línies comencen al marge esquerre. Per a l'estil de bloc modificat, comença la data i tanqueu les línies al centre de la pàgina en lloc del marge esquerre.
La vostra adreça i la data
La vostra adreça (també anomenada adreça de l'emissor) comença a la primera línia de la pàgina, i tots els termes típicament com ara el carrer, l'apartament o el boulevard haurien d'estar escrits (per formalitat). No oblideu la coma entre el nom de la vostra ciutat i l'abreviatura de dues lletres del vostre estat. No deixeu espai en blanc entre l'última línia de la vostra adreça i la data, que és el dia que es completa o s'envia la carta. Escriviu el mes, el dia i l'any a la primera línia, detallant el mes. Per exemple, escriviu "27 de setembre de 2008" en lloc de "27 de setembre de 2008" o "27/09/08". No oblideu la coma entre la data i l'any. Si feu servir l'estil de bloc modificat, comenceu a escriure la vostra adreça al centre de la pàgina en lloc del marge esquerre.
Nom del destinatari, nom de l'empresa i adreces
Quatre línies (o 1 polzada) per sota de la data, escriviu el nom del destinatari que comença amb "Mr." o "senyora" Utilitzeu els primers i els cognoms, seguit d'una coma i el títol del destinatari (p. Ex., Gestor, supervisor, coordinador). A la línia següent, escriviu el nom de l'empresa, seguit de l'adreça de l'empresa (també anomenada adreça interna) sense utilitzar abreviatures, excepte l'estat.
Salutació
Una línia buida més endavant, escriviu la salutació usant el mateix nom usat a l'adreça interior, començant per "Estimat". La salutació en una carta de negocis personal hauria d'acabar amb dos punts. Per exemple, "Estimada senyora Lucinda Jones:"
Cos
En una carta de negocis personal, el cos comença en una línia en blanc després de la salutació. Un sol espai i una esquerra justifiquen cada paràgraf del cos, deixant una línia en blanc entre paràgrafs. La concreció és clau: Comenceu amb una obertura amistosa seguida pel propòsit de la lletra. El segon paràgraf ha de justificar el propòsit; proporcioneu detalls com números de compte, números de factures, dates d'enviaments o serveis, i noms de productes o empleats per ajudar al vostre lector i la vostra causa. Proporcioneu només informació de fons i de suport pertinent, tenint en compte que el vostre lector està ocupat. L'últim paràgraf ha de reafirmar el propòsit (del primer paràgraf) i, si cal, sol·liciteu algun tipus d'acció.
Tancament i manteniment de registres
El tancament de la vostra carta de caràcter personal s'haurà de justificar a menys que feu servir l'estil de bloc modificat, que requereix que comenci el tancament al centre de la pàgina. Si el tancament té més d'una paraula (per exemple, "Gràcies" o "Atentament"), majúscula només la primera lletra de la primera paraula i utilitzeu una coma després de l'última paraula, no un còlon tal com es suggereix després de la salutació. Tres línies en blanc després, escriviu el vostre nom complet. Podeu imprimir la vostra carta i firmar físicament el vostre nom entre el tancament i el vostre nom d'escriptura si ho voleu. Les lletres empresarials personals es registren la comunicació entre vostè i un negoci. Per tant, és una bona idea conservar una còpia de les cartes de negocis personals que escriviu. Si us preocupa la vostra arribada per correu, certifiqueu-los a l'oficina de correus abans d'enviar-los perquè sàpiga quan l'empresa rep les vostres cartes.
