Quan realitzeu qualsevol negoci, els seus grups d'interès, administradors i clients esperen eficàcia, fiabilitat i seguretat. Això és especialment cert en les transaccions financeres. El control intern garanteix que tots els processos empresarials o organitzatius compleixin aquestes demandes. Tanmateix, és important identificar qualsevol debilitat dins de la vostra configuració de control intern. Hi ha diversos mitjans per detectar aquestes deficiències i hi ha informació disponible per ajudar-vos. La Comissió de Valors i Intercanvis, per exemple, ha publicat directrius per controlar els controls interns.
Catàleg de tots els seus procediments de control intern. Això inclourà la documentació de transaccions financeres, disseny de producte i proves, procediments de compra i auditoria interna. Sapigueu exactament el que està tractant abans d'inspeccionar els procediments més enllà. Intenta identificar parts de l'empresa o organització que poden estar en major risc que altres. Avaluar també el disseny dels teus controls. Això normalment inclourà documentació, organització, segregació de funcions, comentaris i capacitació.
Realitzeu una avaluació de riscos per a tots els vostres procediments de control. Identifiqueu els errors més probables al vostre negoci o organització. Una avaluació de riscos sol prendre la forma d'una taula. Cada nou risc es posa en fila. Per examinar el risc, afegiu una sèrie de columnes que indiquin què podria sortir, per què, qui s'encarrega d'aquest procés en particular, qui ho va inspeccionar, solucions i quan la persona responsable va prendre mesures.
Realitzar una auditoria interna. Això inclourà inventaris d'actius i actius, reconciliació de comptes i comptes a pagar. La reconciliació en efectiu significa que la quantitat de diners líquids propietat de l'empresa és correcta quan es compara amb ingressos i despeses. Els comptes d'auditoria que es paguen vol dir que tots els pagaments es dirigeixen a la companyia o persona correcta. Aquests s'han de fer referència a tots els estats financers tant interns (comptes departament) com externs (bancs).
Formar personal en processos i mètodes moderns de control intern. Els controls interns, com molts altres aspectes del negoci, evolucionen constantment. Notifiqueu als vostres empleats qualsevol canvi i que estigueu ben entrenats. La manca de coneixements i formació és una de les raons clau dels errors en el control intern. Comproveu els coneixements dels treballadors i realitzeu sessions de revisió durant la formació del personal.
Controlar el personal de control intern. Les avaluacions de riscos solen ser creades per aquells que fan el control intern. El control o la realització d'inspeccions externes permeten a un tercer identificar possibles debilitats que la persona o equip en el lloc hagi perdut. Aquests poden variar des del propi procés fins a la supervisió d'aquells que el controlen. Una empresa d'auditoria externa sol realitzar aquestes inspeccions. La majoria de les empreses tenen relacions amb auditors externs de confiança.
Examineu els comentaris dels clients i dels grups d'interès. Hi ha queixes comunes? Hi ha hagut alguna infracció del control intern? Per exemple, si un nombre de clients informen del mateix error del producte, com ara un botó defectuós, podeu treballar cap enrere a través dels procediments de la vostra empresa per trobar el problema. Això normalment suposaria la revisió, en ordre invers, lliurament, muntatge, fabricació, assaig i disseny.
Mireu els informes departamentals. Hi ha àrees de l'empresa que han empitjorat o que no estan millorant com s'esperava? Aquests problemes poden deure's a altres factors, però també poden indicar algun tipus de fallada del control intern. Cada departament és capaç de controlar i controlar el que fa; però els informes departamentals s'han d'associar per reflectir el conjunt de l'empresa. Examineu si cada departament té un mecanisme prou fort perquè el seu personal informi sobre les debilitats del control.
