Esteu tancant el vostre negoci. Potser vostè es retira o està entrant l'oportunitat d'una empresa diferent. Totes les empreses generen paperassa, i una vegada que el seu negoci està tancat, s'ha de tractar la qüestió del temps de manteniment d'aquests documents.
Les raons per mantenir registres
Les agències governamentals, com ara el Servei d'Ingressos Interns i els departaments estatals del Tresor, són les entitats més probables que podrien sol·licitar diversos documents empresarials passats. Mantenir tot tipus de registres relacionats amb l'empresa serà valuós si es produeix la necessitat de justificar les reclamacions, les transaccions i la informació presentada a les declaracions d'impostos. Tot i que hi ha un estatut de limitacions sobre molts assumptes comercials en determinats casos, com ara una investigació de frau o altres accions civils o criminals que es presenten contra una empresa, es podrien exigir registres empresarials passats, independentment del temps que hagin ocorregut els esdeveniments. Mai se sap quan els antics registres empresarials poden ser útils, per tant, és recomanable mantenir tots els registres comercials sempre que sigui possible. Dit això, hi ha pautes generals sobre el temps de conservació de documents comuns.
Períodes de participació puntuals específics
A partir de la data de presentació, mantingueu els xecs cancel·lats, els dipòsits bancaris, les declaracions de la targeta de crèdit i els llibres generals durant almenys tres anys. Mantingueu extractes bancaris, registres d'inventari, factures, registres de vendes, cintes de registres, W-2s, 1099 i altres documents de presentació d'impostos durant almenys sis anys. Si la seva empresa es va crear com una corporació, manté els estats financers corporatius mensuals i trimestrals com a mínim durant tres anys.
Registres per mantenir indefinidament
Guardeu els pagaments relacionats amb el personal i els documents associats, com ara la compensació del treballador, els registres de pensions i les retencions de l'impost sobre els ingressos dels empleats, durant el temps que pugueu. Si un treballador de la companyia anterior acaba per obtenir prestacions d'atur, s'aplica per a un nou lloc de treball, o té preguntes que es remunten al seu temps d'ocupació, tenint aquests registres accessibles serà més valuós. Tots els documents relacionats amb empreses s'han de mantenir indefinidament, tot i que l'empresa ja no està en el negoci. Aquests documents inclouen el certificat d'incorporació, els actes de reunió del consell d'administració, els contractes laborals, les transaccions de valors, les patents i les marques registrades i els documents relacionats amb la cort. Cal mantenir registres d'actius corporatius i comptes a cobrar i pagar.L'estatut de limitacions de l'IRS és de tres anys a partir de la data de presentació dels formularis fiscals en els quals es realitzarà una declaració d'auditoria. Com es va esmentar, però, mantenir registres que demostrin que els ingressos i les deduccions s'han de mantenir indefinidament si és possible.
Entitats que poden sol·licitar registres passats
Les agències federals que tenen més probabilitat de sol·licitar la informació del document anterior són el Servei d'Ingressos Interns, el Departament de Treball, l'Administració de la Seguretat Social, la Comissió d'Igualtat d'Oportunitats d'Ocupació i Immigració i Naturalización. També s'han de mantenir registres per a les agències estatals, com ara la divisió de la fiscalitat i els municipis locals, sempre que sigui possible, fins i tot després de la cessació del negoci. Guardeu els fitxers en un lloc segur, preferiblement en una ubicació protegida contra incendis, inundacions, robatoris i altres pèrdues. Algú que no sigui tu també hauria de saber on es conserven aquests registres importants.
