Els Principis de comptabilitat generalment acceptats (GAAP, per les sigles en anglès) són les directrius de comptabilitat definides per als Estats Units. El GAAP està redactat per la Junta de Normes de Comptabilitat Financera (FASB), una organització privada de comptadors i experts en informes financers. La depreciació és una despesa reconeguda per GAAP que reflecteix que els actius a llarg termini utilitzats en la disminució de les empreses en el seu valor en el temps a causa de l'ús. Registrar aquesta despesa amb precisió és vital per garantir que els balanços reflecteixin amb precisió el valor dels actius que posseeix una empresa.
Avaluar el valor de l'automòbil. El valor de l'automòbil equival a les despeses associades a l'adquisició. Això vol dir el preu de compra més qualsevol comissió que pagui el negoci. L'interès pagat pel deute que es pren per finançar la compra del vehicle queda exclòs del càlcul del valor en llibres del cotxe, ja que es paguen els interessos.
Mesureu la vida útil de l'automòbil. La vida útil de qualsevol actiu depreciable depèn de com el propietari de l'actiu ho defineixi. El propietari ha de considerar com s'utilitzarà el cotxe i si això accelerarà el seu deteriorament, així com si les circumstàncies en evolució poden fer que l'automòbil no sigui adequat per als propòsits de les empreses. L'IRS defineix un cotxe com una vida útil de cinc anys per calcular la depreciació fiscal.
Calculeu la despesa d'amortització anual dividint el valor del cotxe per la seva vida útil. Això s'anomena depreciació lineal.
Determineu la despesa d'amortització del primer any adequada per al cotxe. Un cotxe rarament es compra el primer dia de l'any fiscal. Com a conseqüència, el propietari no pot assumir la depreciació d'un any sencer en el primer any de la propietat, sinó només un percentatge. Això es calcula multiplicant la despesa d'amortització anual pel nombre de mesos que el cotxe era propietat del primer any i després es va dividir per 12. Així, si es comprava un automòbil de $ 10,000 l'1 de maig, es multiplicarien $ 10,000 per 8, i després es dividiran per 12. La despesa d'amortització d'aquest primer any seria de $ 6,667.
Registre anualment la despesa de depreciació. En registrar anualment la depreciació del cotxe amb una entrada al compte, la despesa de depreciació i la depreciació acumulada del crèdit per l'import de la despesa registrada durant l'exercici. Els deutes i els crèdits són les dues cares d'una entrada al diari. Els deutes augmenten els actius i els comptes de despeses, però disminueixen els passius, l'equitat i els ingressos. Els crèdits fan el contrari, disminueixen els actius i comptes de despeses, i augmenten els passius, l'equitat i els ingressos.
