Les empreses i els particulars solen utilitzar escàners per reproduir documents i imatges en aquests dies. Aquests poden ser dispositius independents o escàners tot-en-un amb capacitats d'impressió. Per determinar si un escàner és una inversió que val la pena, cal tenir en compte els avantatges i desavantatges de la màquina. La variació dels conjunts de característiques complica aquest procés.
Pro: Reproducció ràpida amb preservació d'original
Els escàners fan que sigui innecessari tornar a escriure text o redibuixar imatges. D'aquesta manera, podeu reproduir un document o fotografia en tan sols 10 segons, fins i tot si l'original trigava hores o dies a produir. L'escàner pot fer aquesta còpia sense danyar l'element original.
Amb: pàgines copiades
La majoria d'escàners es construeixen per reproduir text i imatges impreses en fulls de paper. No estan dissenyats per escanejar objectes 3D, fins i tot si l'escàner és de dues cares (es pot escanejar frontal i posterior). El disseny vol dir que sou limitat al que escaneja. L'escaneig 3D implicaria una tecnologia làser més avançada que no es troba normalment a l'escàner mitjà de l'oficina.
Pro: digitalització
Un cop escanejat un document, podeu desar la imatge escanejada com a fitxer a l'ordinador. Podeu modificar aquest fitxer amb diferents tipus de programari. La digitalització d'un document o imatge també significa que podeu transportar fàcilment el fitxer resultant, com posar-lo en pen drive o enviar-lo a un company de feina per correu electrònic.
Amb: disminució de la qualitat
Una exploració és una imatge de text, gràfics o ambdós. Com a resultat, les exploracions mai no poden ser tan bones com la qualitat original que l'escaneig original, tant per limitacions de programari com per a maquinari. La compressió de dades durant la conversió digital també disminueix la qualitat de la imatge escanejada: alguns formats de compressió són pitjors que altres per a això. La pèrdua de dades pot no ser visible a simple vista, però sempre passa. Pot ser que això no sigui un problema enorme per als documents de text bàsics, però es torna problemàtic quan es necessita preservar el detall de la imatge i el color. Obtenir un escanejat de major qualitat en general implica la creació d'un fitxer més gran, que no és tan fàcil d'emmagatzemar o enviar per correu electrònic.
Con: Problemes tècnics i portabilitat
Els escàners es basen en programari i parts mòbils com una vareta de transport per operar, i en molts casos, també necessiten una computadora host. Com a resultat, els escàners poden trobar fallides i requereixen manteniment. Per exemple, l'escàner pot necessitar nous controladors o causar que l'ordinador connectat a l'escàner es congeli. Les bombetes LED es poden enfosquir, requereixen reemplaçaments i el llit de l'escàner pot fer-se prou per interferir amb la qualitat de l'escàner. Els sensors poden deixar de funcionar a causa de connexions fallides. Els escàners també poden quedar obsolets i necessiten reemplaçar al llarg del temps. Tant el manteniment com la substitució poden ser cars, especialment per als grans escàners d'oficina que són complexos. A més, la portabilitat pot ser un problema, tant per la mida de l'escàner com per la dependència de l'escàner en una màquina host per executar.
