Crea acuradament una resposta a un correu electrònic empresarial, ja sigui des d'un client, un prospecte, un cap o un company de feina, que poden fer tota la diferència per garantir la reacció i la resposta desitjades.
Comprèn l'escriptor
Mireu acuradament qui va escriure el correu electrònic ja que juga un paper en el nivell de formalitat s'utilitza per respondre. Per exemple, l'expert en etiquetes de correu electrònic Lindsay Pollak suggereix respondre a un correu electrònic que utilitza el llenguatge formal mitjançant un llenguatge formal i educat semblant. Si el remitent utilitza un to informal, utilitzeu un to més relaxat, però conserveu-lo professional.
Determineu el resultat
Descobriu què acció que voleu que el lector pren una vegada que respongui. Per exemple, si envieu una resposta a un client potencial, voleu que comprin. Tanmateix, si envieu una resposta al vostre cap, vol que ella pensi que és professional i capaç. Respostes a les persones problemes de servei al client hauria de resultar en un feliç client que considera que les seves necessitats es van complir.
Consells
-
Espereu fins que us heu calmat per respondre a un controvertit correu electrònic.
Descrigui el resultat en la frase 1
Utilitzeu la primera oració de la vostra resposta descrigui el que vol aconseguir, suggereix Geoffrey James, un editor contribuent a Inc. Per exemple, si un client envia un correu electrònic amb una queixa, utilitzeu la vostra primera frase per dir que voleu resoldre el problema perquè el client se senti satisfet i satisfet amb la compra.
Fes els teus punts
Ara és hora d'explicar com penses fer la teva primera frase. Ús paràgrafs petits per fer els teus punts. James recomana utilitzar proves per fer una còpia de seguretat de les idees que descriu a la vostra resposta. Depenent del tema i de l'acció necessària, l'evidència pot ser tan simple com assenyalar un fet o tan extensiu com proporcionar múltiples detalls específics del tema. Per exemple, si el vostre cap pregunta per què vol una despesa aprovada, proporcioneu un o dos fets sobre com l'aprovació de la despesa beneficiarà al departament o a la companyia en general.
Proporcioneu una crida a l'acció
Utilitza la teva oració final a Repeteixi el que voleu que el lector faci a continuació. Aquesta frase hauria d'anar acompanyada del paràgraf d'obertura. Per exemple, per fer feliç al vostre client, expliqueu el pas que voleu prendre per resoldre el problema.
Inicieu sessió
Finalment, utilitzeu paraules d'inici de sessió, com "Millor" o "Gràcies" perquè el destinatari sàpiga que ha arribat al final del correu electrònic, suggereix l'escriptora del personal de Forbes, Susan Adams. Afegiu el vostre nom i incloeu la vostra signatura d'empresa a tots els correus electrònics. La signatura ha d'incloure el vostre nom complet, el nom de l'empresa i la informació de contacte, inclòs el número de telèfon i l'adreça del lloc web.
Consells
-
Revisió i verificació del corrector electrònic comproveu el vostre correu electrònic abans de prémer el botó "enviar". En cas contrari, els errors poden fer que semblin poc atractiu i poc professional.
