Tota activitat empresarial es pot rastrejar a cicles comptables específics, que són crítics en l'anàlisi de les empreses de forma individualitzada i com a part d'una indústria més gran. Identificar aquests cicles i les activitats específiques dins d'ells són essencials per determinar l'eficàcia i la rendibilitat d'un negoci. Les empreses es dediquen a múltiples operacions financeres durant les operacions normals, i l'informe exacte de cada cicle de transaccions comptables permet determinar la rendibilitat d'un procés o producte.
Cicle econòmic
Saber determinar el punt de partida i la interacció d'un cicle a un altre és un pas crític en la comprensió de les operacions de flux de treball. Una vegada que s'identifica cada pas, la gestió pot avaluar l'eficàcia de cada cicle. El punt de partida de cada negoci és el cicle financer, que consisteix en com l'empresa obté el capital inicial per a les operacions de finançament. El capital pot venir del propietari, capitalistes de risc o mitjançant un préstec bancari. L'import del capital inicial es basa generalment en projeccions financeres relacionades amb les necessitats del negoci, com ara edificis, equips, llicències i inventaris.
Cicle de despeses
A partir de les projeccions del cicle econòmic, les empreses comencen a gastar el seu pressupost en els materials necessaris per a l'inventari. Els productes poden ser matèries primeres per a la fabricació, productes alimentaris per a un restaurant, eines per a personal de reparació o vehicles per a un servei de lliurament.
Cicle de nòmines
El cicle de nòmina és el procés de contractació de personal per dur a terme les operacions diàries del negoci. La majoria de les empreses tenen diverses capes de personal, des de treballadors de serveis de primera línia, gestió de canvis, personal de secretaria, comptables i gestió executiva. Cada classe de treballadors pot tenir diferents escales de pagament i nivells de bonificació, creant necessitats comptables úniques per al cicle de nòmina.
Cicle de conversió
El cicle de conversió és el punt culminant de cada negoci; Les transaccions diàries de les operacions normals inclouen peces del cicle de despeses i nòmines per completar el procés de conversió. Els béns adquirits per al negoci són utilitzats pel personal de la nòmina per guanyar diners en efectiu. Una gran part de les operacions comptables es produiran en aquesta fase a causa de les repetides activitats de conversió de les operacions comercials.
Cicle d'ingressos
Una gran quantitat de transaccions comptables també es produiran en el cicle d'ingressos. Aquest cicle inclou les transaccions relacionades amb les vendes de béns i serveis als clients i les despeses relacionades amb aquests ingressos. Els ingressos només es poden generar un cop finalitzat el cicle de conversió; els béns o serveis no acabats no s'inclouen en el cicle d'ingressos fins a la finalització del cicle anterior.
Cicle de transaccions de comptabilitat
A l'interior de cada cicle de transaccions anteriors hi ha una informació més detallada i específica: les operacions comptables. Aquestes transaccions consisteixen en la documentació diària generada per les activitats individuals de cada cicle anterior. Les comandes de compra, xecs de nòmina, entrades de treball i factures de vendes es troben en cada pas dels cicles comptables. La documentació generada a partir de cada cicle s'ha d'analitzar per validesa abans d'ingressar al sistema d'informació comptable. Després de verificar i introduir els números al sistema, es generen els informes de saldo i els estats financers per determinar la rendibilitat de l'empresa.
