La llei federal exigeix als empresaris que retenguin els impostos federals, els impostos de la Seguretat Social i els impostos de Medicare dels xecs de treball dels seus treballadors i que paguen els impostos de la Seguretat Social i Medicare pròpies. La majoria dels empleadors utilitzen el Formulari 941 del Servei d'Ingressos Interns per informar quant han retingut, per la qual cosa aquests impostos de vegades es diuen "941 impostos".
Retorn trimestral
El Formulari 941 també s'anomena "Retorn fiscal trimestral de l'empresari". Un empresari envia un 941 per cada trimestre calendari; la devolució sempre es deu un mes després del final del trimestre. Així, pel trimestre de gener a març, la devolució es farà el 30 d'abril; d'abril a juny, es lliurarà el 31 de juliol; de juliol a setembre, és a dir el 31 d'octubre; i la devolució d'octubre a desembre es produirà el 31 de gener. Els empresaris poden emetre's en paper o electrònicament.
Formulari 941
En el formulari 941, l'empresari enumera el nombre de treballadors que van rebre pagaments durant el trimestre, l'import total dels impostos federals per ingressos retinguts de la seva paga, i l'import combinat dels impostos de la Seguretat Social i Medicare, tant de la part dels treballadors com de la part de l'empresari. El formulari permet alguns ajustaments per a aquells que paguen els malalts reemborsats per un tercer. Finalment, l'empresari enumera el 941 diners fiscals que va dipositar amb l'IRS durant el trimestre.
Dipòsits
Els empresaris no poden esperar fins que presentin la devolució per enviar els impostos 941 del trimestre a l'IRS. Els empresaris han de fer dipòsits regulars durant tot l'any. Depenent de quant paguen els salaris, han de dipositar 941 impostos amb l'IRS, un cop al mes o cada dues setmanes. Tanmateix, si els 941 impostos pendents d'un empresari arriben a $ 100,000, aquest empresari ha de dipositar-lo per al proper dia laborable, independentment del calendari normal de dipòsits. Si un empresari acaba dipositant massa durant el trimestre, tal com es determina en el Formulari 941, l'empresari pot sol·licitar un reemborsament o el pagament excessiu s'aplicarà a la devolució del proper trimestre. Si és inferior, ha de compensar la diferència quan el fitxer 941 és correcte; Es poden aplicar sancions i interessos.
Consideracions
Tot i la "declaració d'impostos" en nom del formulari, el Formulari 941 no s'utilitza per informar i pagar les obligacions fiscals federals de l'impost sobre els impostos. L'empresari presenta una devolució anual per separat, com ara el Formulari 1120 per a una empresa. El formulari 941 tampoc s'utilitza per informar l'impost federal d'atur o FUTA; Els empleadors utilitzen el Formulari 940 per a impostos FUTA. Finalment, els empresaris amb només una responsabilitat mínima 941 - $ 1,000 o menys en un any a partir de 2011 - podrien saltar una bona part de la documentació i presentar una única devolució anual, el Form 944.
