El formulari de servei de la rendibilitat interna W-9 s'utilitza per obtenir el número d'identificació dels contribuents per a un individu o una corporació. Les empreses utilitzen aquest formulari per obtenir NIMs per a venedors nous. Després d'obtenir un formulari inicial IRS W-9, no es requereix que les empreses obtinguin formularis actualitzats per als proveïdors establerts; Els venedors són responsables de proporcionar un formulari W-9 actualitzat si es modifica certa informació.
Actualització de la informació W-9
Un proveïdor està obligat a proporcionar una empresa amb un nou formulari W-9 si canvia el nom o TIN per al proveïdor. A més, si l'estructura comercial del proveïdor canvia els requisits fiscals, s'hauria de proporcionar un nou formulari W-9.
Ús de W-9
L'IRS exigeix que les empreses presentin un formulari 1099 per informar els pagaments a determinats venedors que superin els 600 dòlars. El formulari W-9 assegura que la companyia disposarà de la informació suficient per fer una presentació del Formulari 1099, si cal.
Formes substitutives
L'IRS permet a les empreses utilitzar els seus propis formularis en comptes del formulari W-9 si sol·licita informació substancialment similar. Per exemple, una empresa pot crear el seu propi formulari de configuració del proveïdor i enviar-lo per correu a tots els venedors nous. Aquest formulari podria incloure tant la informació del proveïdor específica de l'empresa com la informació continguda en el Formulari W-9.
Forma Informació W-9
El formulari W-9 sol·licita el nom del proveïdor, l'adreça postal, la classificació impositiva i el número de la Seguretat Social o el número d'identificació de l'empresari. El formulari W-9 o un substitut equivalent també han de demanar al proveïdor que certifiqui que el número d'identificació dels contribuents és correcte, que el proveïdor és ciutadà dels EUA i que el proveïdor no està subjecte a una retenció de còpia de seguretat.
Penes
Si una empresa demana un formulari W-9 d'un venedor i el venedor no compleix, el proveïdor pot estar sotmès a una multa de $ 50 tret que la fracàs sigui deguda a una causa raonable en lloc de negligència voluntària. Un proveïdor també pot cometre sancions civils i penals si es proporciona informació falsa.
