Quan es transfereixi efectiu a una altra persona en un entorn empresarial, cal registrar un registre de la transacció. Sovint, els empleats tenen accés a efectiu per pagar petites compres realitzades en nom de l'empresa. El fons d'efectiu s'anomena efectiu petit, que s'utilitza per pagar coses com subministraments d'oficina, menjars i regals. Tots els desemborsaments s'han de fer un seguiment d'un diari, juntament amb tots els rebuts per cada pagament.
Creeu columnes de diari per als següents camps: Data, destinatari, descripció i quantitat.
Obteniu el rebut de cada compra i compti l'import exacte de la compra, incloent-hi l'impost a l'empleat.
Empleneu tots els camps del diari i mantingueu el rebut amb la revista. Grava els crèdits sempre que es reposi el fons.
Comproveu els rebuts per a cada compra amb les entrades del llibre major al final del mes.
Resta els desemborsaments mensuals totals del saldo el primer del mes. Verifiqueu que els imports coincideixen, o feu una nota i una entrada d'ajust per comprovar la diferència.
