La comptabilitat és el procés d'anàlisi i registre de transaccions. L'anàlisi de transaccions i les entrades de diaris són les dues primeres fases del cicle de comptabilitat. La publicació és la transferència d'entrades de diaris a un llibre general, que normalment conté un formulari separat per a cada compte. Les revistes registren transaccions en ordre cronològic, mentre que els llibres de notes resumeixen les transaccions per compte. La publicació consisteix en uns senzills passos, d'acord amb la "Comptabilitat universitària" de John Ellis Price i d'altres.
Nom del compte
El primer pas és introduir el nom i el número del compte en el formulari del llibre. Els dos principals estats financers de la companyia, el compte de resultats i el balanç, tenen diferents comptes. Els comptes de comptes de resultats inclouen les vendes (també els ingressos), el cost de les mercaderies venudes, les despeses de comercialització i publicitat, les despeses de depreciació, els interessos i els impostos. Els comptes de balanç inclouen efectiu, comptes a cobrar, comptes a pagar, bons a pagar, depreciació acumulada, guanys retinguts i accions comunes. La depreciació és l'assignació gradual dels costos d'un actiu fix durant la seva vida útil.
Detalls d'entrada
El segon pas és publicar la data, la descripció i el número de referència de cada entrada del diari de cada compte durant un període comptable. El número de referència podria ser en el formulari "J #", on "J" fa referència al diari de l'empresa i "#" fa referència al número de la pàgina de revista. Per exemple, J1 significaria que l'entrada és de la pàgina 1 de la revista. La descripció és la mateixa que a la revista: per exemple, "Rebut en efectiu, número de factura 11-1097".
Deutes i crèdits
L'enregistrament de deutes o crèdits és el següent pas en el procés de publicació. Cada transacció ha de tenir almenys un domiciliació bancària i un crèdit. Els deutes augmenten els comptes d'actius del balanç, com ara efectiu i inventari, i augmenten els comptes de despeses de compte de resultats, com ara despeses de màrqueting i sou. Els deutes disminueixen els comptes de responsabilitat del balanç, com ara les notes a pagar i els comptes de capital accionarial, com ara guanys retinguts. Els deutes també disminueixen els comptes de vendes al compte de resultats. Els crèdits augmenten els comptes de responsabilitat del balanç, els comptes de capital i els comptes de venda. Els crèdits disminueixen els comptes d'actius i els comptes de despeses del balanç.
Equilibri
El quart pas és calcular el saldo de dèbit i de crèdit per a cada compte. Per exemple, si el compte de caixa té una entrada de dèbit de 10.000 dòlars, una entrada de crèdit de 5.000 dòlars i una entrada de dèbit de 25.000 dòlars en tres dates separades, els deutes totals són de $ 10.000 més $ 25.000 o $ 35.000 i la suma dels crèdits és de $ 5.000. Per tant, el saldo de deute de l'última data és de $ 35,000 menys $ 5,000, o $ 30,000.
Correcció d'errors
L'últim pas en el procés de publicació és comprovar els errors matemàtics i de transferència de dades. Els paquets de programari de comptabilitat poden reduir aquests errors mitjançant l'automatització, però la verificació dels números és un pas prudent que evita que els errors es propaguen als estats financers.
