Si estàs representant un vagó carregat de dòlars verds, tindrà raó: això és literalment en efectiu en trànsit. Les botigues minoristes, els casinos i les empreses que reben molts diners sovint utilitzen cotxes blindats per recollir diners en efectiu i transportar-los de manera segura al banc. Per a la majoria de les empreses, però, "efectiu en trànsit" significa alguna cosa molt més ordinari. Simplement és una forma de comptes dels diners que heu rebut i registrat, però que encara no ha estat processat pel banc.
Consells
-
L'efectiu en trànsit és efectiu i els xecs que heu rebut i registrat al vostre compte de resultats, però encara no s'ha mostrat a l'extracte bancari degut a diferències temporals.
Què és l'efectiu en trànsit?
Quan els diners han sortit del punt A, però encara no ha arribat al punt B, això és efectiu en trànsit. És fàcil fer efectiu en efectiu en efectiu com a efectiu físic, com ara quan arrossegueu els diners dels vostres registres d'efectiu i el porteu al banc. En realitat, la major part de les transaccions en efectiu en trànsit es produeixen darrere de les escenes, com ara un xec que està en limbo mentre el banc ho aclareix.
En termes comptables, l'efectiu en trànsit és qualsevol element que registreu al vostre compte de resultats que encara no s'ha mostrat al vostre extracte bancari. Per exemple, és possible que hàgiu registrat un pagament del client, però el xec encara s'està aclarint al banc, o bé haureu escrit un xec per a despeses d'oficina, però el destinatari encara no l'ha cobrat. Atès que el saldo en efectiu que s'informa al balanç suposa que representa tots els efectius disponibles per a la vostra empresa, seria enganyós incloure els diners que el banc encara no ha processat. L'efectiu en trànsit és una forma d'ajustar el saldo d'efectiu a compte dels xecs rebuts o pagats que encara no s'hagin liquidat.
Exemple d'efectiu en trànsit
Per il·lustrar diners en efectiu en trànsit, imagineu que gestioneu un estacionament que disposa de punts d'estacionament. Al final de cada dia, un empleat desbloqueja els comptadors i treu tots els efectius a l'interior. L'efectiu es dirigeix a l'equip de comptes que compten i registren els diners en el compte de resultats, després de la qual cosa la carreguen i la carreguen en un vehicle. El vehicle dirigeix els diners al banc, on els diners es dipositen al compte bancari de negocis. Durant el viatge de mitja hora, els diners són en efectiu en trànsit.
El que passa després és que el banc processarà el dipòsit durant la nit. Així, els dipòsits realitzats pel negoci no apareixeran a l'extracte bancari fins al proper dia laborable. Quan reconcilieu els vostres extractes bancaris, el rebut de diners i el dipòsit bancari no tindran la mateixa data de transacció. El vostre efectiu estava en trànsit per molt més temps que el viatge per carretera de 30 minuts, que estava en trànsit des del moment en què vau iniciar la sessió als vostres comptes fins al moment en què va aparèixer al vostre extracte bancari.
Què és un dipòsit en trànsit?
Un dipòsit en trànsit és una variació del mateix tema. Descriu els diners que heu rebut dels clients en efectiu o xecs i s'han registrat al llibre financer, que heu de fer el mateix dia que rebeu els diners, però el dipòsit encara no ha aparegut a l'extracte bancari de la companyia. Heus aquí un exemple: suposem que rebeu un xec de 10.000 dòlars d'un client el 30 de desembre. Registreu el xec al vostre compte i el dipositeu al banc el mateix dia. Tanmateix, el xec triga uns quants dies a processar-se. No apareix en el vostre extracte bancari fins al 2 de gener. Fins que s'accepti el xec, no té l'ús dels diners. És aquesta diferència de temps que crea un dipòsit en trànsit.
Com es calcula l'efectiu en trànsit?
La majoria de les vegades, no importa si el banc triga un o dos dies a processar el vostre dipòsit. Si dipositeu el comprovant o efectiu el 5 de juny, diguem-ho, o el 22 de setembre, el dipòsit apareixerà en el vostre extracte bancari en molt de temps per reconciliar-se al final del mes. Però, què passa si el retard del temps us aconsella cap a un nou període comptable? Ara, teniu una mica d'enigma: si registreu la factura pagada al desembre, la vostra declaració del banc de desembre no es reconcilia, però si la registreu al gener, els informes de desembre no reflectiran el pagament de la factura i els comptes baixaran el saldo dels comptes a cobrar. Què fer?
En la pràctica comptable, aquests problemes es resolen utilitzant l'entrada del compte "en efectiu en trànsit" o "dipòsit en trànsit". Això és senzill, ja que tot el que feu és crear un compte de tinença, com un compte bancari "fals", on registrarà tots els diners que viatja entre dues ubicacions. Podeu trucar a aquest compte qualsevol cosa que vulgueu, com ara "diners en trànsit" o "marqueu per esborrar".
Ara, quan rebeu el xec de 10.000 dòlars del client, acreditaríeu un compte a cobrar el 30 de desembre de la forma habitual, i després carregarà el compte de trànsit en efectiu per la mateixa quantitat de 10.000 dòlars. Quan es tanca el xec, registreu una transferència de diners en efectiu en trànsit al vostre compte bancari. Això reduirà la transacció en efectiu en efectiu.
Per què les empreses utilitzen efectiu en compte de trànsit?
Res provoca més mal de cap que una reconciliació bancària fora de balanç, especialment si no és obvi el que ha anat malament. Assegurar-se que tots els diners en efectiu i els dipòsits en trànsit s'han registrat en un llibre separat pot evitar molts problemes ja que sempre tindrà un registre exacte de quant diners haureu rebut en comparació amb quant diners té en els fons desglossats que podeu utilitzar. Ara, quan executeu la reconciliació bancària al tancament de l'exercici, tindreu un compte clar dels 10.000 dòlars que no apareixeran a l'extracte bancari el 31 de desembre perquè el banc no havia comptabilitzat el xec abans d'aquesta data, tot i que l'empresa havia tingut va registrar el rebut al seu llibre d'efectiu en la data de dipòsit.
Fa una diferència si utilitza una caixa de seguretat bancària per als rebuts del client?
Si utilitzeu un sistema de caixa de bloqueig operat per un banc, els pagaments de la factura realitzats pels clients aniran directament a una adreça de correu especial que manté el banc en lloc d'anar al negoci. El que això significa és que no hi ha xecs per dipositar. El banc recupera els xecs entrants, els processa i diposita els fons directament al compte bancari de l'empresa. Després, envia un document de remesa a un lloc web segur que l'equip de comptabilitat pot accedir per actualitzar els comptes per cobrar de l'empresa.
Quan feu servir una caixa de bloqueig, no hi ha cap pagament en trànsit. Això es deu al fet que el banc actualitza els seus registres al mateix temps que, o abans, enviant els vostres consells de remeses. Si l'equip de comptabilitat és una mica lent en registrar el compte a cobrar, fins i tot podria haver efectiu invers en trànsit, on el banc actualitza els registres abans que l'empresa ho faci.
