Memoràndums o memoràndums són breus comunicacions empresarials que permeten obtenir bits d'informació importants a les persones d'una forma concisa i fàcil de llegir. Un encapçalament de memòria clara és un aspecte important de qualsevol nota perquè prepara el lector per a què vindrà. Una anàlisi ràpida de l'encapçalament revela informació clau sobre qui participa en el tema, què es tractarà i quan s'envia la nota. Un format d'encapçalament coherent facilita als empleats i als companys de feina la lectura, comprensió i presentació d'aquests documents útils.
Formateu cada nota de la mateixa manera amb línies de, a partir de, data i assumpte clarament designades. Aquests elements s'han d'imprimir en línies separades i en majúscules.
Escriviu el nom i els títols de tots els remitents i destinataris a les seccions "a" i "de" de la memòria. No cal utilitzar el senyor o la senyora en un memoràndum, encara que el Dr. s'utilitza ocasionalment. Incloeu tant els noms com els cognoms de cada individu per evitar la confusió.
Introduïu la data actual a la secció "data" de l'encapçalament. No inclogueu el dia de la setmana, però incloeu l'any.
Escriure una línia de tema concisa i informativa. Eviteu assignatures d'una o dues paraules que no transmetin informació suficient, com ara "Actualització de l'empresa". Optin per un tema que permeti als destinataris saber exactament quina és la nota, com ara "Actualització del codi de vestimenta d'empresa".
Consells
-
Els elements de l'encapçalament es poden reordenar segons es vulgui. Algunes empreses prefereixen tenir la línia de tema més gran a l'encapçalament. Sigui el que trieu, mantingueu-lo coherent d'una memòria a la següent.
Si utilitzeu un full de notes preimpresos i escriviu les dades a mà, no cal que incloguis un còlon després de cada element de l'encapçalament.
