Per a moltes persones, recordar un gran nombre de números de telèfon és una tasca impossible. Quan algú truqui a la vostra oficina, haureu de tenir el número correcte a la mà ara mateix, i la millor manera de fer-ho és mantenir un directori telefònic a l'oficina. Tot i que les grans oficines poden tenir sistemes complexos de telèfons amb directoris electrònics, la majoria d'oficines no necessiten res d'això. Amb molt poc esforç, podeu crear un directori d'oficina senzill per posar tota la informació que necessiteu al vostre abast.
Articles que necessiteu
-
Ordinador
-
Programari de full de càlcul o compte de Google Docs
Creeu un nou full de càlcul i anomeneu-lo "Directori d'Office". L'ús d'un full de càlcul és una manera fàcil d'establir un directori telefònic per a una oficina que no és prou gran com per tenir un sistema de directoris telefònic central.
Afegiu tres capçaleres de columna al vostre full de càlcul: nom, oficina i telèfon. Si voleu, afegiu més columnes al full de càlcul i podeu fer un seguiment fàcil, per exemple, les adreces de correu electrònic i els números de fax.
Envieu el directori (o l'enllaç a ell si esteu utilitzant un full de càlcul en línia) als vostres companys de feina i demana que ompli la seva pròpia informació correcta i la torni a enviar. És possible que hi hagi un assistent administratiu d'oficines amb algunes d'aquestes dades que podeu demanar per omplir la informació de manera immediata.
Col·loqueu els resultats en un sol full de càlcul amb tots els canvis que hi hagi. Ara teniu un directori telefònic operatiu per a la vostra oficina.
Imprimiu el directori del telèfon o envieu-lo per correu electrònic a la resta de la vostra oficina per a ús general. Consulta els consells a continuació per obtenir una manera fàcil de distribuir el directori del telèfon amb menys molèsties.
Consells
-
Com que els números de telèfon de l'oficina canvien amb relativa freqüència, fer servir un full de càlcul en línia com Google Docs us pot estalviar temps i esforç. Compartiu el full de càlcul del directori del telèfon amb tots els membres de la vostra oficina i feu que facin canvis segons sigui necessari, i perquè el directori està en línia, no hauríeu de preocupar-vos de enviar noves còpies quan s'actualitzi el directori.
