Les despeses de viatge de negocis són un dels costos més controlables d'una organització i establir les taxes per dia és una forma de mantenir aquestes despeses a un nivell raonable. Les empreses poden utilitzar les dades del govern dels EUA i altres investigacions de la indústria per determinar els costos diaris mitjans adequats per als menjars dels viatgers. Els viatgers de negocis individuals sempre han de tenir en compte les polítiques internes de les empreses quan mengen durant el viatge.
Fonts
L'Administració de serveis generals dels Estats Units estableix periòdicament les tarifes diàries que inclouen els costos d'allotjament i allotjament per als viatgers dels negocis del govern federal. Moltes empreses fan servir aquesta orientació quan estableixen el seu propi diari o les taxes de reemborsament acceptables per als viatgers corporatius. Per als costos dels menjars, l'Administració de Serveis Generals estudia diversos milers de restaurants cada tres o cinc anys per informar les seves tarifes i revisar periòdicament les sol·licituds dels viatgers per examinar si es necessita actualitzar àrees específiques en el temps. A partir de la publicació d'aquest article, aquestes taxes oscil·len entre $ 46 i $ 71 per dia per esmorzar, dinar i sopar. De la mateixa manera, l'Oficina d'Allotjaments dels Estats Units estableix taxes de menjar per diem per a ciutats internacionals. Altres fonts per establir menjar per dietes inclouen Business Travel News, que comissió d'un estudi de restaurants cada any per als costos de menjar en 100 ciutats clau de viatge dels Estats Units. Aquests tipus tendeixen a una tendència superior a l'Administració de Serveis Generals, ja que donen compte dels menjars i els còctels en restaurants de luxe. A partir de la publicació d'aquest article, van obtenir una mitjana d'uns 85 dòlars diaris.
Geografia
Independentment de la font, les taxes de menjar per dia solen fluctuar per geografia. L'Administració de serveis generals, per exemple, estableix una tarifa estàndard per als Estats Units continentals, però també estableix taxes diferents a les ciutats que tenen costos d'alimentació més elevats. Les ciutats més importants, com ara Nova York, Chicago, Los Angeles i San Francisco, es mantenen a la part superior de la tarifa diària. El 2011, per exemple, el grup assigna 71 dòlars per al menjar diari i costos addicionals en aquestes ciutats, en comparació amb les taxes estàndard de $ 46. Les ciutats de segon nivell generalment porten taxes de menjar per diem al mig d'aquests dos extrems.
Consideracions
Les empreses tenen dues rutes generals per cobrir les despeses dels aliments dels empleats durant el viatge: poden establir i emetre un diari directament, o poden reemborsar als empleats directament per les despeses ocasionades durant un viatge. Si opten per emetre dietes segons els estàndards de l'Administració de serveis generals, poden optar per un mètode simplificat de "baix cost" en lloc d'emetre dietes per a cada geografia individual.En aquest mètode, les àrees d'alt cost -lores i algunes ciutats secundàries- reben un percentatge diari i totes les altres àrees reben un tipus més baix. Atès que els nivells de govern per diem en la majoria de casos no són adequats per cobrir menjars més cars per als viatgers executius, moltes empreses opten simplement per reemborsar els costos dels menjars, tot i que sovint també generen gorres informades per taxes diàries per mantenir els costos sota control.
Informació fiscal
Les empreses que utilitzen la mitjana de l'administració de serveis generals per al menjar i altres despeses de viatge obtenen un avantatge en els informes simplificats d'acord amb les lleis fiscals del servei d'impostos interns. Mentre que les empreses que reemborsen necessiten rebre un rebut detallat i altres dades per a aquests viatges, aquells que utilitzen taxes per diem aprovades només necessiten guardar registres del viatge en si, i no rebuts de despeses individuals del viatge. Si sou treballador per compte propi, també podeu utilitzar les tarifes per diem per orientar-vos quan es dedueixen les despeses empresarials dels vostres impostos. Podeu deduir una part de la tarifa estàndard per a menjars, generalment al voltant del 50 per cent, com a despesa en lloc de mantenir les pestanyes de cada rebut dels menjars.
