Una base de dades de l'església proporcionarà informació bàsica sobre cada membre de la vostra congregació amb un clic del ratolí de l'ordinador. Enrere han quedat els dies de llibretes d'adreces de paper, amb els seus rascades de secretària de pollastre i creuaments a mesura que les famílies evolucionen i es traslladen. Amb una base de dades, tot es manté organitzat i actualitzat, el que permet compartir informació de contacte dins d'una família d'esglésies.
Recopila la informació de contacte de tots els que assisteixen a la vostra església. Podeu fer-ho passant un formulari per que els congregants compleixin un servei o utilitzeu un servei de llista de correus electrònics, ja sigui permetent una resposta per correu electrònic o enllaçant a un lloc de formulari en línia, com ara SurveyMonkey.com.
Per a cada família, assegureu-vos d'obtenir el seu nom, adreça, número de telèfon i correu electrònic. També podeu incloure els aniversaris, la data d'aniversari i la informació pertinent sobre cada nen, com ara l'edat i els interessos especials.
Comunicar el propòsit de la base de dades de l'església a cada individu. Sol·liciteu el permís de les persones abans d'incloure'ls en un fitxer públic, i si no volen que es comparteixi la seva informació, feu que el vostre sigui un fitxer "privat" o deixeu-los sense classificar.
Comenceu un full de càlcul d'Excel. La primera columna ha de ser per als noms dels membres de la família, seguida d'una segona columna per a l'adreça d'inici. La tercera columna ha d'incloure un número de telèfon; una quarta columna hauria de tenir una adreça de correu electrònic i una columna final pot incloure qualsevol nota o preocupació que el personal pastoral ha de tenir en compte.
També podeu crear això a Microsoft Word, Open Office o qualsevol altre programa que us permeti fer un fitxer imprimible, però electrònicament útil, que es pugui emmagatzemar a l'ordinador o guardar-lo en un disc.
Deseu el fitxer després d'introduir tota la informació. Aquesta base de dades s'ha de mantenir en un lloc on sigui fàcilment accessible per a aquells que la utilitzen regularment (com el personal de l'església), però no a aquells que no necessiten la informació. Penseu a posar-lo en un disc dur compartit, o una contrasenya que la protegeixi per evitar que els snoopers es mantinguin fora.
Penseu en la possibilitat de comprar un programa de base de dades dissenyat per a esglésies, com ara Servant Keeper. El vostre full de càlcul d'Excel en aquest cas només seria un esborrany. Torneu a introduir la informació final i organitzada als camps designats del programa de base de dades. Deseu el vostre treball.
Articles que necessiteu
-
Ordinador amb accés a Internet
-
Informació de contacte per a tots els congregants que vulguin incloure's
-
Secretari o voluntari d'entrada de dades
-
Programa de full de càlcul com Microsoft Excel
-
Programari de base de dades (opcional)
Consells
-
Mantenir confidencial la informació confidencial. Respecta la privacitat de la teva congregació. Reviseu l'ortografia dels noms i els dígits dels números de telèfon per obtenir-ne la precisió.
Avís
Si teniu algun problema amb el programari de la base de dades o creu que es trenca, no intenteu "solucionar-lo". Podeu eliminar fitxers valuosos. En lloc d'això, utilitzeu el número de servei al client proporcionat amb el programari.
