El diner és l'ànima vital de qualsevol empresa, i és difícil tenir èxit sense mantenir un bon control de com flueixen els seus ingressos. Part d'aquest procés genera ingressos suficients per ser rendibles i mantenir un control estricte dels seus costos. A un nivell encara més bàsic, significa controlar qui té accés als comptes bancaris de l'empresa i en quines condicions.
Consells
-
El titular d'un compte és la persona que accepta la responsabilitat legal de gestionar el compte.
Titular del compte en una única propietat
Si opera com a propietari únic, gestionar el compte bancari és senzill. Serà el titular del compte, tal com ho faria si fos el vostre propi compte personal. El configurareu de la mateixa manera, amb la vostra identificació personal i el número de la Seguretat Social.
També proporcionareu dues dades addicionals específiques de l'empresa: el número d'identificació de l'empleat de l'IRS; necessiteu que si teniu empleats o si teniu intenció de fer-los-i, si escau, el nom fictici sota el qual feu negocis. El vostre nom es troba al compte, de manera que sou el titular del compte per definició legal.
Mantingueu-los separats
Quan la vostra empresa consisteixi només en tu, és possible que tingueu la temptació d'ometre tot el procés de configuració d'un compte separat per a l'empresa i simplement utilitzar un dels vostres comptes personals per als dos propòsits. No és que tu no pot fer-ho o d'altres persones no ho fas fes-ho, però és una idea molt dolenta.
Tant vostè com el seu comptador trobaran dificultats per separar les seves transaccions comercials i personals, i faran molts treballs addicionals per a vostè a fi d'any i en el moment fiscal. No és sostenible si teniu previst fer créixer el vostre negoci, de manera que és més intel·ligent fer les coses bé des del principi.
Donar accés a algú més
En la majoria de les empreses, hi haurà un moment en què estiguis massa ocupat per fer-ho tot tu mateix. En aquest punt, haureu de proporcionar accés a altres comptes bancaris perquè puguin gestionar, almenys, transaccions de rutina i pagaments de factura per vostè. Aquestes persones no seran titulars de comptes tal com són, però se't delegarà algun grau d'autoritat per fer-ho bancari en nom vostre.
En empreses més grans, les persones que trieu poden ser administradors o membres clau de l'equip de comptabilitat. En una petita empresa, pot ser tan senzill com donar la seva única autorització de signatura del personal. El vostre banc registrarà la identificació personal i els números de la Seguretat Social com si fossin titulars de comptes.
Titulars de comptes en associacions
Configurar comptes bancaris en una associació és un procés bastant similar. Cada soci proporciona identificació personal, així com el número d'identificació de l'empleat de la companyia i el seu nom fictici. En aquest cas, també haurà de proporcionar una còpia de l'acord d'associació i el certificat de registre si és una associació limitada.
Qualsevol soci amb més d'un 25% de participació i el controlador important que es responsabilitza principalment de l'execució de l'empresa ha de proporcionar informació addicional. En alguns casos, com un grup de metges que operen conjuntament una clínica, cada soci pot tenir un compte principal independent però ha compartit l'accés a un número de compte secundari per a les seves operacions col·lectives.
Accés al compte en altres estructures de negocis
Les empreses més grans incorporen comptes bancaris d'una manera similar, amb el controlador important i qualsevol que tingui un percentatge del 25 per cent o més, oferint informació personal addicional al banc.
En aquests casos, l'empresa també pot proporcionar al banc un acord d'operació que expliqui qui és el responsable de la gestió de la companyia i un document anomenat resolució bancària que explica quines persones tenen autoritat per configurar comptes i serveis amb el banc i en quines condicions. Com més gran és l'empresa, més probable és que l'escriptura bancària i comprovadora diària sigui realitzada per directius o personal de comptabilitat relativament baixos, en comparació amb els propietaris o l'alta direcció.
Establiment de controls
És important tenir controls sobre l'ús dels comptes bancaris i especialment sobre els xecs i l'autoritat de pagament. Això pot ser tan senzill com mantenir les comprovacions físiques de la companyia sota clau de bloqueig i restringir les claus d'algunes persones de confiança. En empreses més grans això no és pràctic, però pot optar per configurar el programari de comptabilitat perquè només les persones específiques puguin imprimir xecs. Un altre control comú és exigir una segona signatura autoritzada en comprovacions per sobre d'un import en dòlars determinat, el que redueix el risc de frau o malversació.
