Abans que el correu electrònic es va fer popular, les transmissions de fax presentaven l'única manera d'enviar ràpidament la comunicació escrita. Podrien proporcionar documents i impressions en pocs minuts més de centenars o milers de milles. Com que el correu electrònic ha estat àmpliament utilitzat, algunes empreses han abandonat completament les màquines de fax. Tot i així, els faxos tenen alguns avantatges sobre la comunicació per correu electrònic.
Problemes de paper
Com que les transmissions de fax no utilitzen paper i correu electrònic, els problemes amb el paper posen en desacord la comunicació de fax. Com a impressores, les màquines de fax poden experimentar embussos de paper. A diferència de les impressores, aquests embussos de paper es poden produir en una de les dues màquines necessàries per completar una transmissió de fax. El document original pot bloquejar-se en la màquina de fax d'enviament, possiblement fent inutilitzable el document si el processament és prou greu. A l'extrem receptor, el paper que s'imprimeix pot bloquejar-se en la màquina de fax, pertorbant tot el procés. La màquina receptora també podria quedar-se sense paper, i l'usuari a aquest efecte pot no adonar-se que el document s'ha desaparegut durant algun temps. Aquest retard podria provocar que les comunicacions sensibles al temps no es responguin durant hores o fins i tot dies.
Procés d'un pas
Una de les majors fortaleses de les transmissions de fax es produeix quan una persona tracta un document signat o un document que només existeix en còpia impresa. Si aquesta persona vol enviar el document en un correu electrònic, necessita fer-ho amb un escàner o una impressora multifunció. L'usuari haurà d'editar la imatge escanejada abans d'escollir un lloc al disc dur de l'ordinador per guardar el document escanejat. Quan la persona envia el correu electrònic, el fitxer d'escaneig s'ha d'adjuntar al correu electrònic. En canvi, una persona que fa servir una màquina de fax només col·loca el document a la màquina i pega algunes tecles per enviar-la a la part receptora.
Edició
Els documents enviats per correu electrònic poden ser editats per un usuari, mentre que els documents enviats per fax no poden fer-ho. En situacions on les dues parts col·laboren en un projecte, la possibilitat d'editar el document facilita aquesta col·laboració, oferint als usuaris la facilitat de fer canvis ràpidament. Si les dues parts es dediquen a una relació adversarial, una transmissió de fax pot ser més atractiva. La naturalesa del document de fax de còpia impresa dificulta l'alteració del document per difamar o manipular l'altra part.
Combinació
Moltes computadores i impressores d'avui poden enviar faxos i correus electrònics. Això significa que els fitxers digitals es poden enviar des d'un ordinador a un fax, on es distribueix com a document en paper. Aquests equips i impressores també poden rebre transmissions de fax des de màquines de fax, oferint els avantatges de fax i correu electrònic.
