Totes les transaccions financeres de qualsevol organització es col·loquen eventualment al llibre general d'una manera o altra. Quan un programa d'ordinador s'utilitza per a la comptabilitat, la majoria de les dades financeres es publiquen en comptes de llibretes subordinades o comptes per cobrar, que es publiquen automàticament al llibre general. No obstant això, algunes entrades s'han de publicar directament al llibre general. Les transaccions que sovint es publiquen directament al llibre general són les despeses de capital, els ingressos d'interès, l'acumulació de depreciacions, els ajustos que s'inverteixen en el pròxim període comptable i altres ajustaments del compte que no es poden fer a través d'un subdirectori. Quan es publiqui al llibre general, s'ha de tenir cura addicional per ser precís, ja que corregir errors amb múltiples registres generals fa que els registres comptables desordenats. A part d'això, però, publicar al llibre general no és complicat.
Muntar tots els documents relacionats amb les entrades que necessiteu per publicar al llibre general. Aquests poden incloure acords de compra, contractes d'arrendament o préstec, horaris d'amortització i horaris de depreciació.
Prepareu un full de càlcul a l'ordinador o en paper, detallant cada entrada del llibre general que cal publicar. Incloeu una descripció completa de l'entrada general del llibre major, el compte exacte que cal deduir i l'import, i després el compte corresponent que cal abonar i l'import. Manteniu els imports de dèbit en una columna a l'esquerra i els crèdits en una columna a la dreta.
Total dels deutes i crèdits per a totes les entrades del llibre general, i assegureu-vos que els totals de domiciliació bancària i de crèdit siguin els mateixos. Si heu preparat el vostre full de càlcul a l'ordinador, imprimiu-lo com a referència mentre introduïu les dades al vostre mòdul de llibret general.
Accediu al vostre mòdul de llibre general al vostre programa de comptabilitat a l'ordinador. Comproveu que la data del vostre llibre general estigui establerta al període en què voleu publicar les vostres entrades. Això és important perquè les entrades sovint es publiquen al llibre general després de la finalització del període. Per exemple, si bé el mes actual pot ser de febrer, és possible que publiqueu entrades del llibre general de gener, de manera que, en aquest cas, assegureu-vos que la vostra data general sigui a gener.
Feu clic a les vostres entrades del llibre general al vostre mòdul de llibret general segons el vostre manual d'usuari de programari de comptabilitat.
Imprimiu un informe de les vostres entrades del llibre general no publicades. Realitzeu la comprovació de les entrades del llibre general, comproveu-les amb el vostre full de càlcul (i afegiu-hi cintes de màquines, si cal) que ja heu preparat. Feu les correccions necessàries a les entrades del vostre llibre general. No publiqueu al llibre general.
Feu una còpia de seguretat de l'ordinador de les dades generals del llibre principal. Etiqueteu clarament la vostra còpia de seguretat de dades del llibre principal i deseu-la en una ubicació segura.
Publiqueu les entrades del llibre general segons el vostre manual d'usuari de programari de comptabilitat. Imprimiu un registre complet de les entrades que heu publicat al vostre llibre general. Guardeu-los als fitxers o als llibres de llibres adjunts adequats com a part dels vostres registres comptables permanents.
Consells
-
Feu una documentació completa de totes les entrades que publiqui al llibre general, ja que mai no podreu assegurar-vos que estareu disponibles per explicar les vostres entrades del llibre general més endavant. Emmagatzemi la vostra documentació de manera segura com a part dels seus registres comptables permanents. Si no fa servir una computadora, sinó que només compro la seva comptabilitat en paper, gravar o publicar manualment les entrades del llibre general en els llibres en un format de comptabilitat generalment acceptat, assegurant-se actualitzar els saldos de tots els comptes afectats. Feu una documentació completa de les entrades del llibre general i emmagatzemi els registres comptables en una ubicació molt segura.
