Les empreses mantenen sistemes d'inventari mitjançant sistemes d'inventari periòdics o periòdics. El sistema d'inventari permanent manté un saldo d'inventari en temps real. El sistema d'inventari periòdic només actualitza l'equilibri d'inventari quan es pren un recompte físic. Els sistemes d'inventari perpètues requereixen un recompte d'inventari físic que es faci anualment, mentre que un sistema d'inventari periòdic realitza comptes d'inventari físic amb més freqüència. Per a tots dos sistemes, la diferència entre el recompte d'inventari físic i la quantitat informada en el sistema d'inventari s'ajusta mitjançant un ajust d'inventari.
Inventari físic
Els ajustaments d'inventari requereixen un recompte d'inventari físic perquè el comptador pugui comparar-lo amb el saldo d'inventari registrat al sistema. Tota l'activitat ha de cessar durant el recompte d'inventari físic per mantenir la integritat del recompte. Els empleats de l'empresa compten manualment i registren totes les unitats contingudes en el magatzem durant l'inventari físic.
Ajustos periòdics d'inventari
Sota el sistema d'inventari periòdic, el propietari del negoci registra un canvi d'inventari quan compta físicament amb l'inventari. Compara el saldo inventari registrat actual amb el recompte d'inventari que acaba de fer. La diferència es registra com un ajustament d'inventari. L'entrada del diari d'ajust d'inventari inclou un dèbit al cost de mercaderies venudes, un crèdit a les compres i un deute o crèdit a l'inventari. El propietari determina l'import de les compres en funció de l'acumulació de compres realitzades durant tot el mes. L'import de l'inventari es calcula en funció de la diferència entre el recompte d'inventari físic i el saldo d'inventari del sistema. Si l'import de l'inventari representa un augment del saldo d'inventari, el compte es deduirà. Si l'import de l'inventari representa una disminució, s'admet el compte. La quantitat de cost de mercaderies venuda es determina calculant el nombre necessari per equilibrar l'entrada.
Ajustos periòdics d'inventari
En un sistema d'inventari perpètua, les operacions de compra i venda afecten el saldo d'inventari en el moment de la transacció. L'inventari de finalitzat registrat en un sistema d'inventari perpètua en teoria hauria de coincidir amb el recompte d'inventari físic. El comptador compara l'inventari físic amb l'equilibri del sistema d'inventari. El comptador registra la discrepància com a ajust d'inventari. La quantitat de discrepància es cobra al cost de mercaderies venudes amb l'altra part de l'inventari de càrrega d'entrada. Si el recompte d'inventari físic mostra un saldo més alt que el sistema d'inventari, el comptador deporta l'inventari i els crèdits del cost de mercaderies venuts. Si el recompte d'inventari físic mostra un saldo menor que el del sistema d'inventari, el comptador deporta Cost of Merchandise Sold i calcula l'inventari.
Anàlisi d'inventari
Alguns ajustos d'inventari es produeixen com a conseqüència de l'activitat comercial habitual, com ara errors en l'inventari o errors d'entrada de dades. El comptador ha d'analitzar grans ajustos d'inventari per determinar per què s'estan produint els grans ajustos. Els errors freqüents en l'entrada de dades requereixen responsabilitats de reconversió o reestructuració. Els grans ajustaments d'inventari inexplicables poden ser el resultat d'un robatori, que indica que la seguretat ha d'augmentar.
