La reducció de la producció es produeix cada vegada que una empresa migra d'un sistema o aplicació existent, com ara un programa de gestió comptable o d'inventari o un sistema de producció de fabricació, a un nou. Tot i que el desplegament real pot trigar només un o dos dies, les tasques i les activitats prèvies i posteriors a la retallada són essencials per a l'èxit del projecte. Per a la majoria de les empreses, un full de càlcul és útil per a documentar les tasques i les activitats que condueixen al dia en directe i les tasques d'aquell dia i els dies següents.
Objectius i components crucials
Les millors pràctiques d'IBM per a la migració efectiva de dades diuen que un pla de retallable hauria d'abordar tres àrees principals. Hauria de definir les tasques de migració en el seu ordre de finalització, incloses les estimacions de si el sistema haurà d'estar fora de línia o no. Hauria d'identificar possibles problemes i descriure com reduir o eliminar riscos. I hauria d'incloure els noms i la informació de contacte dels membres interns i externs de l'equip de retallada, així com també les persones que necessiten actualitzacions i informació a mesura que avança la retallada.
Preparació i activitats preliminars
Cada pas en cada secció d'un pla de retallada s'ha d'incloure en l'ordre en què s'ha de completar. Identifiqueu la tasca, la persona principal, la durada prevista, les dates d'inici i finalització i la persona de contacte de la còpia de seguretat. Incloeu una àrea perquè la persona principal pugui iniciar la sessió a les tasques realitzades. La primera secció del pla hauria d'identificar tasques i activitats que s'han de completar abans que s'iniciï el tall. Això inclou la instal·lació i configuració de maquinari, programari i dispositius perifèrics, la realització d'entrenament de l'usuari final, la càrrega de les dades requerides i la còpia de seguretat del sistema actual.
Activitats de zero hores
Les activitats de zero hores tenen lloc el dia en directe. Inclouen una línia de temps específica per a tasques relacionades amb tancar el sistema anterior i activar i provar el nou sistema. Aquesta secció ha de tenir un pla de contingència, com ara els passos per completar una reversió si el nou sistema falla. Si la retallada no està passant durant hores punta, el pla hauria de descriure un sistema per notificar als usuaris sobre les parades esperades i la seva durada i les instruccions per quan i com es pot iniciar sessió amb el sistema anterior.
Seguiment posterior al retall
El pla ha d'esbossar un calendari per al seguiment i la realització de proves en curs. Per exemple, si la retallada es produeix durant hores fora de l'horari, programeu el seguiment i la prova durant almenys uns dies durant les hores d'ús màxim. Incloeu coses per veure en general, com ara una desacceleració del sistema o un comportament inconsistent, així com qualsevol problema potencial que s'hagi identificat amb antelació. Escriure els passos per implementar un pla de contingència, inclosa la notificació als usuaris d'una parada necessària i incloure una llista de comprovació per decidir si cal tancar i realitzar les reparacions o modificacions necessàries durant el dia laborable o durant hores punta.
