A mesura que les empreses treballen amb clients, proveïdors i empleats, realitzen una varietat d'operacions financeres. Algunes transaccions impliquen la transferència de diners en efectiu. Altres transaccions impliquen la promesa d'una futura transferència de diners en efectiu. Aquestes operacions constitueixen la base per a futurs informes financers per a l'empresa. Totes les transaccions es poden classificar com transaccions internes o externes. Les transaccions internes utilitzen els recursos del negoci i no impliquen entitats externes. Moltes de les transaccions experimentades per les empreses entren en la categoria de transaccions externes.
Transaccions de comptabilitat
Les operacions comptables influeixen en la posició financera de l'empresa i han d'aparèixer en els registres financers. El departament de comptabilitat registra cada transacció en els registres financers una vegada que rep coneixement que s'ha produït la transacció. El comptador rep diversos documents per comunicar informació sobre cada transacció. Aquests documents inclouen les factures dels clients, declaracions de facturació del proveïdor o informes de despeses dels empleats. El comptador utilitza informació del document per introduir l'import del dòlar i el compte adequat per a cada transacció.
Entitat externa
Les transaccions externes impliquen la interacció entre l'empresa i una entitat fora de l'empresa. Les entitats externes realitzen negocis amb l'empresa a partir dels beneficis derivats d'aquesta relació. Aquestes entitats poden proporcionar productes o serveis a l'empresa. O poden rebre productes o serveis de la companyia. Per exemple, l'empresa d'utilitat que subministra electricitat, un proveïdor de productes d'oficina que envia plomes i un client que compra mercaderies, qualifiquen com a entitats externes.
Transaccions externes
Una transacció externa fa referència a qualsevol transacció que es produeixi entre l'empresa i una entitat externa. Cada transacció implica la transferència de recursos. Aquests recursos inclouen productes, serveis o efectiu. Les entitats implicades determinen el recurs que han d'oferir i quins recursos volen rebre. L'empresa i l'entitat externa intercanvien un recurs per a un altre en la transacció. Cada empresa registra l'intercanvi en els seus registres financers.
Exemples
Les empreses experimenten una varietat de transaccions externes al llarg de la seva operació diària. Aquests inclouen vendre productes als clients, pagar els empleats, prestar diners a un banc o comprar subministraments a un proveïdor. Els clients, empleats, bancs i proveïdors representen entitats separades de l'empresa. Les operacions realitzades amb cadascuna d'aquestes entitats representen operacions externes. Cada transacció ofereix beneficis a ambdues entitats.
