Sovint en el negoci, hem d'incloure una carta de presentació que acompanyarà un informe més gran que es pugui enviar per correu, lliurament especial o fins i tot per correu electrònic. Una carta de presentació formal té un propòsit molt específic i s'ha d'escriure de tal manera que introdueixi i descrigui els continguts, reitereu el tema principal de l'informe, així com indicar els passos o accions que cal seguir.
Escriure una carta de presentació de l'informe
Utilitzeu el paperer de papereria de la companyia per compondre la carta de presentació d'un informe en deferència a la importància del document que acompanya. Fins i tot si s'utilitza el correu electrònic estacionari, tracteu-lo com a carta de presentació de paper incloent una imatge del logotip de l'empresa a la pàgina de correu electrònic.
Inclou la data del dia, així com la informació de l'adreça, incloent primer i cognom, títol, nom comercial, adreça postal i urbana, codi postal. Utilitzeu la salutació "Estimat" seguit d'una salutació formal, com ara les sigles Sr, Sra o Sra., Si l'individu és desconegut o "Estimat" amb el primer i / o cognom del destinatari si l'individu és conegut
Indiqueu el propòsit de la lletra al cos de la lletra utilitzant les paraules com "Aquesta carta proporciona el (nom de l'informe) per a la vostra ressenya o comentari (o qualsevol que sigui l'acció desitjada). Utilitzeu aquesta oportunitat per resumir breument el que fa l'informe. Intenta resumir el propòsit de l'informe el més breument possible: en una o dues frases màximes.
Tingueu en compte la conclusió de l'informe aquí, sense deixar de banda l'essència dels resultats de l'informe. Vol que el lector llegeixi l'informe real i no només la carta de presentació. La lletra de presentació hauria d'aprofitar l'apetit del lector per allò que es trobarà a l'informe final.
Feu una conclusió formal o una secció següent, on indiqueu quines són les accions desitjades del destinatari. Voleu que passin el document o tanqueu el document o que coordinin una reunió més gran per presentar les troballes? Sigui molt específic sobre els passos següents, així com el dia i la data si es requereix una acció sensible al temps.
Finalitzeu la carta de presentació amb un signe formal, com Cordially, Very truly, o Best regards. Incloeu el nom i el títol de l'autor de la lletra. Llista els noms d'altres persones que rebran l'informe i la carta de presentació en una llista de cc.
