L'informe anual sense ànim de lucre és més efectiu quan està escrit i dissenyat tenint en compte la importància i l'ús del document. El document serveix com a targeta d'informe, reconeixement als donants i altres seguidors, la possibilitat de compartir informació amb la comunitat sense ànim de lucre i una eina de màrqueting per atraure nous seguidors. Els lectors d'informes anuals busquen quantitat, qualitat i informació de resultats sobre programes, clients i ingressos. Els informes anuals ben dissenyats inclouen un balanç de la narració, fotografies, llistes i representacions gràfiques de dades financeres. Un informe anual ben escrit mostra les històries individuals darrere dels gràfics i les llistes de donants.
Determineu el contingut de l'informe anual. Tant si la vostra publicació és una revista espessa o brillant o un butlletí de quatre pàgines, els vostres lectors cercaran informació específica en el vostre informe anual: una pàgina, una carta del president de la junta directiva sense ànim de lucre o el director executiu, informes d'assoliments organitzatius, informes de programes especials o grans divisions, informes financers, una llista de membres del consell i personal clau, i una llista de donants organitzada per quantitat i alfabetitzat per nom.
Utilitzeu una escriptura clara, senzilla i honesta amb un to informal però professional. Indiqueu els fets clarament i utilitzeu un to relaxat i personal per escriure sobre els èxits i les històries personals que descriuen l'impacte en els clients i la comunitat.
Tria paraules a l'escriptura que transmeten positivitat, orgull i compromís amb la teva missió. Evita l'escriptura dramàtica innecessària, però comparteix informació que involucra al lector i fa una crida als donants que senten un sentit d'associació en el vostre treball. Per exemple, explica la història d'un client per descriure els assoliments d'un programa i connectar les activitats a la missió de la vostra organització.
Incloeu un parell de barres laterals per ressaltar dades importants dels informes del programa, com ara un desglossament de clients per edat i ètnia o els participants en un programa de recerca de feina i el seu estat al final de l'any. Aquesta informació resumida ajuda als lectors a comprendre la conclusió dels articles i també afegeix una perspectiva humana.
Prepareu els visuals de la seva informació financera utilitzant les dades de l'informe financer per mostrar tendències, totals i resums. Per exemple, creeu un gràfic circular que mostri el percentatge de pressupost utilitzat per cada departament o un gràfic de barra que mostri canvis en les donacions durant els últims quatre anys. Utilitzeu un quadre de text per mostrar el total dels fons rebuts de diferents tipus de donants, com ara la base i l'individual. Les imatges financeres proporcionen als lectors instantànies memorables.
Trieu les fotos que usareu per ajudar-vos a explicar les històries. Podeu fer servir fotografies d'una casa que la vostra organització ha ajudat a construir, els estudiants del programa després de l'escola, els animals del vostre refugi de rescat, els arbres plantats a les escoles de la zona o el personal que organitza una caminada.
Consells
-
Trieu el format basat en la durada i el contingut de l'informe anual. Un informe llarg pot beneficiar-se de seccions, com programes, realitzacions, financers i donants. Podeu triar trencar text intercalant les fotos i els gràfics al llarg d'una narració en execució separada només per encapçalaments.
El típic lector d'informes anual està més interessat en la carta del director general o el president del tribunal, el nom del lector en la llista de donants, captures de fotos i totals financers, d'acord amb Board Café al lloc web Blue Avocado.
