Ja sigui que estigui organitzant una retirada corporativa, una convenció o un altre esdeveniment especial, els oradors convidats poden oferir al públic noves perspectives i el benefici de l'experiència. Una llista de verificació pot ajudar a organitzar els arranjaments perquè tot funcioni sense problemes. Pel que fa a l'organització, divideix la llista de verificació en àrees: necessitats de viatges, financers, tecnològics, d'adreça i parlants. L'amfitrió i el parlant poden crear llistes de verificació en aquestes categories per garantir que l'esdeveniment no tingui complicacions.
Plans de viatge
Els altaveus convidats, ja siguin pagats o voluntaris, solen viatjar al compromís de parlar. Això pot implicar importants plans de viatge, com ara el bitllet d'avió i l'hotel, o un simple viatge en cotxe. Correspon a l'organització amfitriona realitzar els arranjaments. Esbrineu on prové el parlant, quin tipus de transport necessitarà i les seves preferències per l'hora d'arribada i la sortida.A més, obtingui la informació pertinent de l'altaveu, com ara la data de naixement, que es necessita per a algunes reserves. A continuació, la llista de comprovació hauria d'incloure un viatge de reserva: reservar un hotel, si és necessari, i organitzar un transport terrestre, com ara un cotxe. Afegiu una nota per confirmar tots els arranjaments diversos dies abans del compromís. Les llistes de comprovació de parlants haurien d'incloure proporcionar al host també la informació i confirmar detalls.
Arranjaments financers
Els elements de la llista de comprovació de l'amfitrió haurien d'incloure la confirmació que el pagament es va fer a l'orador. Sovint, els parlants paguen una part abans de l'esdeveniment com a tipus de retenidor i una part després d'haver completat amb èxit el compromís. Si aquest és el cas, feu dos elements de llista de verificació per tal que no us oblideu. La llista de comprovació financera de l'altaveu hauria d'incloure proporcionar a l'amfitrió tota la informació rellevant, com ara l'adreça o el número de compte per al dipòsit directe, així com confirmar que s'ha efectuat el pagament.
Necessitats tecnològiques
Molts oradors convidats utilitzen tecnologia com a part de la seva adreça. Els altaveus convidats haurien de fer una llista de tot el que necessiten, inclosos els ordinadors portàtils, el projector i la pantalla, els cables, el punter, el micròfon, etc. L'amfitrió ha de sol·licitar aquesta informació i afegir elements pràctics, com ara cables d'alimentació, ordinadors portàtils de còpia de seguretat i una persona tècnica a la mà per solucionar qualsevol problema.
La veu i els materials
Les organitzacions amfitrions han de deixar clar el que busquen des del parlant. Això pot incloure un tema específic per abordar, o més detalls pràctics, com ara la durada de l'adreça. Feu una llista de tot i envieu-lo a l'orador. Per al parlant, aquesta llista de comprovació hauria d'incloure l'acabament i l'edició de l'adreça. El parlant també hauria de desactivar la creació de còpies duplicades del discurs i materials de suport, com ara un PowerPoint. L'amfitrió i l'altaveu han de treballar conjuntament per determinar si el parlant proporcionarà una còpia prèvia de l'adreça, potser per als mitjans de comunicació o per a un intèrpret de llenguatge de signes.
Atenció al ponent
Aquesta secció de la llista de verificació és per a l'amfitrió, no el parlant. El vostre parlant ha de ser tractat com un VIP per a l'esdeveniment. Assigneu a una persona que actuï com a enllaç i controlador per a l'orador, i proporcioneu al parlant la informació de contacte de la persona assignada. El dia de l'esdeveniment, assegureu-vos que el gestor sap on saludar l'altaveu i proporciona les actualitzacions necessàries per a l'esdeveniment i detalls importants. El controlador també ha d'introduir el parlant a persones importants de l'organització. Afegiu elements a la llista de verificació que asseguren la comoditat de l'altaveu durant l'esdeveniment, com ara ampolles d'aigua al podi. Finalment, afegiu elements de la llista de verificació per recordar-vos a l'orador després de l'esdeveniment, potser amb una nota escrita o arranjaments florals, i finalitzar els pagaments.
