Fet bé, els pagaments de reemborsament de quilometratge poden ser una deducció fiscal per a empreses i exclosos de la renda imposable de l'empleat. Tanmateix, per rebre aquest tractament fiscal favorable, les empreses i els empleats han de complir unes quantes directrius del Servei d'Ingressos Interns. Els empleats que no es reemborsin íntegrament per les despeses de milles poden deduir la part no reemborsada com a deducció múltiple.
Plans de reemborsament de milles deduïbles
Els empresaris no estan obligats legalment a reemborsar les despeses de milles incorregudes pels empleats. No obstant això, molts opten per fer-ho perquè la despesa empresarial és deduïble a efectes fiscals. Per tal que un negoci reclami un quilometratge com a deducció fiscal, ha de mantenir la documentació de totes les despeses que reemborsi per motius de conducció. Per exemple, un empleat que vulgui un reemborsament de gas comprat en un viatge de negocis ha de subministrar el rebut de gas per rebre un reemborsament. A més, els empleats no poden reemborsar-se per les milles impulsades com a part del seu desplaçament normal per treballar.
Plans de ràtio de milles estàndard IRS
Per simplificar el procés de registre, l'IRS permet a les empreses reemborsar als empleats d'acord amb una velocitat de quilometratge estàndard. Aquesta tarifa està dissenyada per explicar el cost mitjà del gas, el manteniment, les reparacions, les llicències, l'assegurança d'automòbil, el registre i la depreciació per quilòmetre. La velocitat de quilometratge estàndard era de 56 centaus per milla impulsada a partir de l'any fiscal de 2014, però s'actualitza periòdicament. Sota aquest pla de reemborsament de milles, l'empleat només necessita mantenir un registre d'activitat de conducció i anotar el propòsit comercial per a cada viatge.
Fiscalitat dels pagaments de reemborsament de quilometratge
Mentre el negoci tingui un pla comptable, l'empleat no ha d'informar cap reemborsament de quilometratge com a ingrés. Per ser un pla responsable, l'empleat ha de verificar que la despesa està relacionada amb el negoci, retransmetre les despeses en un període de temps raonable i retornar els reemborsaments en excés rebuts. Si el pla de l'empresari no compleix aquests estàndards, és un pla no comptable i els reemborsaments són impostos. En aquesta situació, es reporta els reemborsaments juntament amb altres salaris en el W-2 anual de l'empleat.
Deduccions fiscals als empleats
Si el vostre empresari no li reemborsa totalment les despeses de milles, és possible que pugueu deduir la part no reemborsada com a deducció detallada. Les despeses dels treballadors no reemborsats es registren com a despeses del negoci dels empleats en el Formulari 2106. Per calcular la despesa, podeu afegir totes les despeses relacionades amb el vehicle que vau fer per treballar o utilitzar la tarifa estàndard del quilometratge de l'IRS. Assegureu-vos d'excloure qualsevol milla que s'utilitzi com a part de la vostra feina normal. Diverses deduccions detallades, com ara les despeses d'empresa dels empleats, només es poden deduïbles quan superen el 2 per cent dels ingressos bruts ajustats.
Altres despeses de milles
Juntament amb les despeses de milles no reemborsades per a viatges de negocis, els contribuents també poden deduir milles impulsades per visites mèdiques, mudances i milles impulsades per una organització caritativa. L'IRS permet als contribuents una deducció de quilometratge estàndard de 23,5 centaus de dòlar per milla per a visites mèdiques i mudança i 14 centaus de dòlar per milla per a organitzacions caritatives. Els contribuents poden deduir el quilometratge mèdic com a despesa mèdica a l'Annex A. Les milles conduïdes per beneficència es poden incloure en deduccions benèfiques, que també apareixen a l'apartat A. El percentatge de desplaçament es descomptarà en el formulari 3903.
