La majoria de treballs a les empreses estan formats per nombrosos projectes. Aquests projectes desenvolupen la gamma i poden incloure projectes de construcció, màrqueting, projectes relacionats amb la web, introducció de nous productes i adquisició d'empreses. Sigui com sigui, algú ha d'encapçalar el projecte i desenvolupar una llista de comprovació per completar el treball. Posteriorment, cal analitzar i assignar responsabilitats. Cal que deixeu el temps suficient per completar el projecte a temps. Per tant, hi ha algunes coses clau a tenir en compte en iniciar un projecte nou.
Llista de tasques
La primera consideració a l'hora de llançar un projecte és llistar tasques específiques. El líder del projecte, que pot ser director o gerent, generalment supervisarà el projecte. En fer-ho, ha d'enumerar totes les tasques o funcions necessàries per portar el projecte a bon terme. Per exemple, un projecte de construcció requereix una selecció d'una determinada ubicació del lloc, finançament, permisos i adquisició de matèries primeres com la fusta i el formigó. S'han d'incloure tasques addicionals per completar la construcció de l'edifici o estructura. Quan feu un projecte, feu una llista completa de totes les tasques que hi intervenen. Conegueu-vos amb altres administradors per assegurar-vos que la vostra llista sigui exacta i inclusiva. Un altre responsable del departament pot saber de tasques addicionals requerides per al projecte.
Pressupost
Normalment tindreu un pressupost per al vostre projecte. Com a líder del projecte, és la vostra responsabilitat assegurar-vos que completeu el projecte amb o sense pressupost. Una de les maneres d'aconseguir això és que tots els implicats proporcionin costos per les seves tasques. Alguns individus tindran més experiència en l'estimació de costos de material que el líder del projecte, especialment si molts professionals especialitzats treballen en el projecte. Sempre que sigui possible, afegiu un 10% al 15% més del cost del projecte com a memòria intermèdia, segons Social Signal, consultors de la indústria de les xarxes socials. Només podreu afegir aquest 10 memòria intermèdia perfecta al 15% quan escriviu el vostre pla d'empresa amb antelació, quan conegui el projecte amb antelació.
Recursos
Una altra part important de la llista de control de llançament del projecte és determinar el recurs que necessiteu. Els recursos inclouen contractistes, agències i altres proveïdors externs que l'ajudaran en el projecte. Per exemple, els contractistes són necessaris per a projectes de construcció. És possible que necessiteu una agència de recerca de màrqueting per realitzar enquestes telefòniques per al vostre projecte. Els recursos també poden incloure materials de referència o informes; o programari especial que necessiteu per completar el projecte.
Tasca assignacions i dates de venciment
Les persones que treballen en el vostre projecte han de tenir assignades determinades tasques. Les tasques de delegació us ajuden a fer-ne més a un ritme més ràpid. Assignar tasques a persones que s'especialitzen en àrees específiques relacionades amb les tasques. Per exemple, els administradors financers poden treballar en la projecció de vendes i beneficis per a un projecte d'introducció de nous productes. Els directors de màrqueting poden treballar en tasques relacionades amb conceptes o idees de producte, preus, publicitat i distribució. A més, cal establir dates de venciment per a tots els projectes. La millor manera d'assignar tasques del projecte i dates de venciment és a través de reunions. Posteriorment, proporcioneu una llista de totes les tasques del projecte i de les persones responsables de completar-les. Distribueix la llista a tots els implicats en el projecte. Es reuneix periòdicament per assegurar-se que les tasques progressin en forma oportuna.
Plans de contingència
Sempre teniu contingències incorporades a la vostra llista de verificació del projecte. En algun moment, les tasques poden ser difícils de completar a temps. Per exemple, un venedor d'impressió pot estar funcionant amb retard en la impressió d'ajudes visuals de vendes a temps. Algunes matèries primeres poden ser impossibles d'obtenir. En conseqüència, cal pensar en plans de suport per complir els vostres terminis. Per exemple, podeu substituir una altra matèria primera per a un projecte de construcció; o lliuri un esborrany dels ajuts visuals de vendes si no estan finalitzats. Posteriorment, informeu els executius o el vostre cap quan es completin les còpies finals dels ajuts visuals.
