Kaizen és una filosofia empresarial japonesa que gira al voltant del concepte de millora contínua, el progrés monitoritzat d'una organització pel que fa a un objectiu predeterminat. Tot i que alguns practicants kaizen com Masaaki Imai han presentat formes específiques en què s'ha aplicat aquesta filosofia, no hi ha un mètode pas a pas que expliqui com dur a terme una reunió kaizen. Més aviat, l'èmfasi del mètode kaizen es basa en restablir el valor dels principis compartits: treball en equip, comunicació, flexibilitat, adaptabilitat, esforç i qualitat. És a través del procés d'aquesta afirmació col·lectiva que es pot aconseguir una producció magre.
Determineu el propòsit de la reunió. A Kaizen, les reunions són per a la planificació de projectes, que inclou l'establiment d'objectius i la divisió de funcions, o la revisió del projecte, durant la qual els membres de l'equip reporten èxits i dificultats a l'equip.
Convida l'equip sencer a la reunió. No ometeu que el personal de la perifèria participi; la seva inclusió ajuda a mantenir a tots els teus col·legues en el bucle.
Convideu als directors de projectes de projectes relacionats a asseure's a la vostra reunió per fomentar un sentit d'integració horitzontal i de comunitat dins de l'empresa.
Benvinguts als participants a la reunió. Proporcioneu etiquetes de noms i assignacions de seient segons sigui necessari. Assegureu-vos de reservar un lloc que maximitzi la interacció cara a cara. Per a un grup petit, la taula rodona o ovalada és la millor.
Publica els objectius de la reunió en una ubicació destacada. Llegiu els objectius del grup i respongueu les preguntes breus necessàries per aclarir-les.
Demana informació del grup sobre l'objectiu. Per exemple, es va complir o es va superar un objectiu setmanal? Proporcioneu diversos mitjans perquè els participants facin les seves aportacions; les idees es poden compartir a través d'un espectacle de mans, comentaris orals, declaracions per escrit o un diagrama d'idees comunals.
Recolliu l'entrada i la representi al grup. No ometeu comentaris negatius ni sobrevalueu el positiu. Els comentaris negatius poden ser reveladors, cridant l'atenció sobre les àrees que requereixen millores.
Estableix o reafirma els objectius a curt termini. Escriure tasques i subgocs en les targetes de notes. Proporcioneu a cada participant una targeta d'anotació que informi cadascun dels seus objectius i deures personals.
Respondre a qualsevol inquietud o qüestió persistent.
Consells
-
Guia la discussió de la reunió perquè totes les inquietuds es dirigeixin, fins i tot si la vostra perspectiva com a líder del projecte dificulta veure la validesa d'aquestes preocupacions.
Hi ha quatre fases principals en un procés kaizen: percepció, desenvolupament d'idees, presa de decisions i implementació. Les reunions poden tenir lloc en qualsevol de les frases següents i es poden adaptar a qualsevol d'aquests processos. Per exemple, una reunió al començament d'un projecte pot centrar-se en la revisió dels problemes existents i en l'observació dels efectes de la cultura corporativa.
