Quan es sol·licita el pagament d'un client, s'utilitzen les mesures adequades per crear cartes efectives per enviar-les. Les cartes per sol·licitar el pagament s'utilitzen quan un client no paga una factura abans de la data de venciment. Com més temps trigui un client a pagar una factura, més lletres escriu una empresa a aquesta persona. Una carta que demana pagament ha de ser educada, clara i hauria d'oferir detalls sobre la factura pendent.
Utilitzeu el paper de carta de l'empresa ja que conté tota la informació de contacte de l'organització i sovint es veu més formal.
Adreça la lletra. Inclou la data de la carta seguida del nom i l'adreça del client. Adreça la persona indicant "Estimat", seguit del nom complet del client.
Indiqueu el propòsit de la carta. Una carta per a una sol·licitud de pagament hauria de comunicar clarament aquest propòsit al principi de la carta. Utilitzeu un to professional i mantingueu les paraules positives i càlides.
Inclou detalls del deute. Indiqueu la data en què es van proporcionar els serveis d'aquest deute, la data de venciment original i l'import pendent, incloent-hi les quotes retardades. Incloeu també el número de la factura per permetre que el client trobi el document original més fàcil. Moltes empreses també inclouran una còpia de la factura original en aquest tipus de lletra. Informeu també al client sobre el tipus d'interès per al qual es calculen les despeses posteriors.
Demaneu al client el pagament. Feu saber al client que es poden evitar càrrecs addicionals posteriors pagant la quantitat total en una data determinada. Demaneu al client que us truqui per fer els arranjaments si no pot fer el pagament íntegrament en aquesta data. Incloeu el vostre número de telèfon i l'extensió directa, si cal. Incloeu també la vostra adreça de correu electrònic i oferiu la vostra correspondència d'aquesta manera si el client ho desitja.
Gràcies al client. Ofereixo el seu agraïment al client si ja s'ha realitzat el pagament i li agraïm al client per endavant per enviar un pagament ràpid. Digueu-li al client que si teniu cap dubte, no dubti a trucar-vos en relació amb aquest assumpte.
Signa la lletra. Finalitzeu la carta escrivint "Atentament", seguit del vostre nom i títol.
