Els empleats que paguen les despeses empresarials aprovades dels seus propis fons generalment poden esperar un reemborsament dels seus ocupadors. Per facilitar aquest reemborsament i garantir que els costos estiguin registrats amb precisió en el llibre principal de la companyia, s'espera que els treballadors presentin un informe detallat de totes aquestes despeses de càrrega.
Articles que necessiteu
-
Ordinador
-
Impressora d'ordinador
-
(opcional) Plantilla d'informe de despeses de la companyia
Si la vostra empresa proporciona una plantilla d'informe de despeses, accediu-hi i seguiu les indicacions.
Si no, recullu els vostres rebuts junts, i col·loqueu-los en ordre cronològic. També enumereu totes les despeses per a les quals no teniu ingressos, com ara quilometratge d'automòbils i incidents com periòdics i refrescos comprats a màquines expenedores d'hotels.
Si esteu creant el vostre propi informe sense una plantilla proporcionada per l'empresa, utilitzeu un full de càlcul de l'ordinador. Creeu una plantilla i copieu-la en un full de càlcul nou per a cada informe nou que hàgiu preparat. Cada encapçalament de full ha de tenir en compte el vostre nom, el nom i el codi del departament i el període que abasta l'informe. A sota d'aquesta informació, la vostra plantilla hauria de tenir com a mínim cinc columnes, amb data d'origen, destinatari, finalitat o descripció, i quantitat. Depenent de la política de la vostra empresa, és possible que hàgiu d'afegir columnes addicionals per a informació com ara codis de comptabilitat, assistents a reunions, etc.
Indiqueu les vostres despeses en el vostre full en la data en què feu servir els vostres rebuts i enumereu com a fonts. Prepara un informe per període, ja sigui setmanal, bimensual, mensual o no, normalment especificat a la política de la teva empresa. Si teniu diversos rebuts per un sol dia, ajuda a agrupar-los per tipus de despesa, com ara despeses de menjar i despeses d'estacionament.
Si rebeu una tarifa única per a qualsevol propòsit, introduïu-la a la seva pròpia fila al final de l'informe, després de les despeses rebudes.
Si se li reemborsa el quilometratge que posa al vostre vehicle personal, ha de mantenir un registre d'automòbil i transferir el quilometratge al seu informe de despeses diàriament o setmanalment, d'acord amb la política de l'empresa. Introduïu quilometratge a la vostra pròpia fila com a element de despesa separat. Introduïu les paraules "Personal Auto Kilometers" a la columna de beneficiari, les milles i el percentatge de milles a la columna Descripció (és a dir, "275 milles @ 58 cents / milla") i l'import que cal reemborsar a la columna Import. Tingueu en compte que cada empresari té la seva pròpia taxa de reemborsament de quilometratge.
Quan s'introdueixin totes les despeses, sumiu-los com a darrer element de la columna de la suma. Si heu rebut un ingrés en efectiu per cobrir les despeses, resteu l'import de les despeses totals. Aquesta és la quantitat que se us rebrà.
Els diferents empresaris tenen diferents polítiques sobre com enviar els rebuts. Podeu requerir que envieu els rebuts originals, o que envieu escaneigs o fotocòpies. És possible que hagueu de fer referència a ells, de manera que és més fàcil que la persona que gestioni el reemborsament coincideixi amb les despeses amb el rebut. Si rebeu un reclam per al reemborsament del quilometratge, també haureu de presentar una còpia del vostre registre automàtic durant el període.
Envieu el vostre informe de despeses en el formulari, i acompanyat dels rebuts, d'acord amb la política del vostre empresari. Envieu només el full de càlcul que contingui les despeses de la setmana actual, no el fitxer de full de càlcul sencer amb la plantilla en blanc i moltes setmanes de despeses.
Consells
-
Sempre que sigui possible, pagueu les despeses reemborsables amb una targeta de crèdit que utilitzeu exclusivament per a aquestes despeses. Això us ajudarà a fer un seguiment de les despeses reemborsables de l'empresa i reconciliar el pagament.
Eviteu confondre despeses empresarials i personals al mateix rebut.
Feu doble clic a tots els informes i coincideixi amb els comptes de despeses en funció dels imports reivindicats a l'informe. Molts errors es produeixen quan les persones que passen per la tasca transfereixen l'import equivocat del rebut a l'informe de despeses.
Siempre consulteu amb el departament de recursos humans, nòmines o comptables del vostre empresari per obtenir orientacions sobre com reemborsar les despeses amb precisió i temps real.
Avís
Mai falten sobre les despeses. Això és el robatori de l'empresa i pot provocar conseqüències adverses, com ara la resolució o la persecució penal.
Consulteu amb el vostre empresari les restriccions per a què es pot reembossar. No es pot gastar tots els àpats, i és possible que no pugueu gastar coses com ara l'alcohol, el rentatge en sec o l'aparcament de valet. El vostre empresari ha de tenir directrius en el que és i no és reemborsable.
Pagueu només per les vostres pròpies despeses empresarials aprovades: no pagueu les despeses d'altres persones tret que tingueu autorització per fer-ho. A més, eviteu pagar les despeses d'un altre empleat que reemborsi les despeses.
