En un món empresarial perfecte, els empleats no necessitarien una fitxa escrita de "dos i no" quant a les seves expectatives sobre el seu comportament, hàbits de treball i ètica. Desafortunadament, els llibres de lleis estan plens de casos que involucren als treballadors que han demandat als seus empresaris per la seva terminació il·lícita tenint en compte que mai se'ls va dir que no era apropiat jugar jocs a l'ordinador, vendre els seus mobles d'oficina o proveir subministraments. A continuació, s'explica com escriure declaracions de política que garanteixin a tots que juguen amb les mateixes regles.
Articles que necessiteu
-
Ordinador
-
Programari de processament de textos
Identifica un problema de personal que cal abordar. Això pot ser un problema que existeix (és a dir, violacions del codi de vestimenta, absentisme) o un possible problema que podria derivar d'una fusió, reducció, subcontractació o introducció d'un nou producte o servei.
Muntar un comitè informal que comprèn la seva persona de recursos humans, un advocat i representants del grup que es veuran afectats directament per la nova política.
Expliqueu al grup per què considera que cal una nova política. Per utilitzar l'exemple d'un codi de vestimenta, es podria argumentar que els empleats necessiten projectar una imatge professional de l'empresa per atraure i retreure clients. Si els clients perceben que els empleats no han posat cap moment o cura en la seva aparença, poden preguntar-se si tal desempat s'estendrà al maneig de la seva pòlissa d'assegurança o la venda de la seva casa.
Sol·liciteu els comentaris de la comissió sobre com es pot resoldre el problema. Per exemple, es pot suggerir que els empleats homes puguin usar samarretes obertes però que sempre han de tenir un abric i corbata disponibles per a reunions amb clients. Altres idees poden ser designar un dia a la setmana (és a dir, "Divendres Casuals") per a un codi de vestimenta relaxat o per permetre als empleats que no tinguin cap contacte amb el client per definir quin tipus de roba ajudi millor a les seves condicions de treball.
Reviseu els suggeriments i seleccioneu els que són més fàcils. Torneu al comitè amb aquesta llista i inviteu la discussió sobre (1) quin representa el millor compromís i (2) com s'aplicarà la política.
Descriviu la vostra política. La declaració d'obertura hauria d'explicar en un llenguatge clar i desglossat per què la política és important. La segona secció ha d'indicar quina és la nova política, qui afecta i quina data tindrà efecte. Si hi ha diversos components de la política (és a dir, una llista de peces que ja no serà acceptable), utilitzeu punts de bala perquè es destaquin. La tercera part de la política hauria d'explicar com s'aplicarà la política i les conseqüències per violar-la.
Reviseu l'esborrany de la vostra declaració de política amb la vostra persona de recursos humans i advocat per garantir que totes les bases s'hagin cobert i que el llenguatge sigui fàcil d'entendre.
Determineu com es difondrà la nova declaració de política als empleats. El format més popular és un memoràndum d'oficina distribuït per canals regulars. Lamentablement, aquest enfocament us pot deixar obert a un empleat que insisteix que ella o ella mai no ho ha vist o que es va expulsar per accident. Per fer front a aquest escenari, és possible que vulgueu incloure una línia de signatura per a cada empleat sota la declaració "Accepto la recepció i comprensió d'aquesta política". Distribueix dues còpies. Demana-los que signin i retornin un d'ells i que segueixin el segon en el fitxer o en el seu manual d'empleat.
Consells
-
Les conseqüències de la violació de la política de l'empresa han de ser coherents amb el grau de severitat. Per infraccions lleus, això podria ser alguna cosa tan senzill com una carta de reprimenda col·locada en el fitxer de personal del treballador, un moll de pagament o la retirada d'un privilegi. Per als actes més greus com l'abús de substàncies, el robatori o la interrupció de la integritat de l'empresa, el resultat seria la resolució i, en alguns casos, la presentació de càrrecs penals.
