Normalment s'utilitza en el sector públic, els documents informatius són documents breus que inclouen resums d'un tema en particular i el curs d'acció suggerit per acompanyar-lo. En un entorn empresarial, un assistent executiu pot utilitzar un document informatiu per informar al CEO sobre un tema que es tractarà a la propera reunió de la junta, per exemple. En aquest cas, el CEO pot desitjar conèixer els antecedents i el context de la qüestió i els passos següents perquè pugui discutir els detalls amb els membres del tauler. Si voleu escriure un document informatiu per a algú del vostre negoci, assegureu-vos de mantenir-lo precís i succís.
Format d'un document informatiu
Com el seu nom indica, els documents informatius són breus. En general, haureu de mantenir el paper en dues pàgines, de manera que és fàcil de llegir i absorbir. El propòsit d'un document informatiu és informar el destinatari sobre un tema complex, proporcionar el context d'alt nivell i incloure recomanacions sobre què fer a continuació. Això l'ajuda a ser conscient dels aspectes destacats per tal de prendre les decisions necessàries o completar qualsevol tasca relacionada. Els documents de briefing estan escrits en un llenguatge clar i clar, i sovint inclouen punts de bala en comptes de paràgrafs densa, per la qual cosa són fàcils d'escanejar.
El començament del document informatiu
Incloeu el nom de qui escriu el document informatiu, la data actual i l'assumpte de la nota informativa a la part superior. Moltes notes informatives comencen amb una secció "Finalitat", que s'utilitza per identificar el motiu de la nota. Això ajudarà a alertar el lector sobre per què aquesta informació és important per a ells.
El propòsit d'aquest document és informar al president dels detalls relacionats amb l'incident de la policia a la nostra oficina de Saint Louis el 3 de setembre. Com que l'incident s'ha convertit en notícies nacionals, el president pot rebre preguntes dels membres dels mitjans de comunicació.
D'altra banda, algunes notes informatives comencen amb una secció "Problemes", on podeu incloure qualsevol problema que calgui resoldre.
L'òrgan principal del document informatiu
El cos del document informatiu ha d'incloure una secció sobre "Consideracions clau", que és on es pot advertir el context o el fons del problema i qualsevol informació rellevant que el lector tingui en compte.
Coses a tenir en compte: l'autor no és ni ha estat un empleat d'aquesta empresa. Va actuar sol, sense l'ajuda de ningú a les nostres instal·lacions. Tot i que els empleats van obrir portes segures, ho van fer sota coacció i d'acord amb els procediments de seguretat. Tres empleats estaran decorats pel departament de policia de Saint Louis per la seva valentia per ajudar a sotmetre l'autor.
A continuació, indiqueu el curs d'acció suggerit en una secció "Següents passos". Aquí, podeu incloure possibles resultats i escenaris basats en les solucions disponibles.
Ajuda per donar una resposta
Alguns documents de presentació també inclouen "Notes de parlar". Aquí podeu incloure punts específics que el lector haurà d'adreçar si estan fent un discurs o una reunió relacionada amb el tema que es tracti. En lloc d'escriure un discurs que han de llegir, és millor incloure punts curts amb els temes que haurien d'esmentar. Això els ajudarà a explicar l'assumpte amb les seves pròpies paraules.
Al final del full informatiu, incloeu la vostra informació de contacte perquè el lector pugui accedir fàcilment si té alguna pregunta.
