Saber quan escriure una carta de negoci formal versus un correu electrònic empresarial pot venir fàcilment a persones còmodes que transmeten missatges en diversos formats; No obstant això, hi ha diversos factors a considerar a l'hora d'escollir el mitjà. S'haurien de tenir en compte factors com l'expedient, la formalitat, la confidencialitat i fins i tot el rang o l'estatus del destinatari quan es pren una decisió d'escriure.
Diferència primària
El primer que distingeix una carta comercial d'un correu electrònic empresarial és que generalment es considera que una carta és còpia impresa, i el correu electrònic empresarial és una còpia suau: un missatge electrònic. Després de redactar una carta comercial, imprimir-la, segellar-la en un sobre, col·locar franqueja i utilitzar un servei com el servei postal dels EUA o una empresa de lliurament a la nit per enviar la carta al destinatari. Un correu electrònic empresarial, d'altra banda, també es compon normalment amb un ordinador o mitjans electrònics, però és enviat electrònicament al destinatari en qüestió de pocs segons.
Temps de lliurament
Com més aviat arribi una carta de negocis, és el dia després d'enviar-lo per correu postal o per un servei de lliurament com FedEx. Si necessiteu la carta per arribar abans, podeu contractar un servei de missatgeria per al lliurament del mateix dia. Vostè tindrà un cost amb qualsevol opció: un segell de correus o una tarifa de lliurament. Si voleu que arribi un missatge urgent immediatament, la vostra millor opció és enviar un correu electrònic a l'empresa. Un firewall és només un petit obstacle que pot retardar el lliurament, però fins i tot llavors, el retard és pràcticament inequívoc.
El contingut de la comunicació empresarial
Si esteu escrivint una comunicació formal, és probable que vulgueu transmetre el vostre missatge en una carta comercial. Per exemple, si escriu sobre un problema contractual, és convenient tenir una còpia impresa de la vostra correspondència. El desavantatge d'això és que es poden perdre els trossos de paper i un correu electrònic empresarial pot romandre en una carpeta electrònica per sempre. Un correu electrònic empresarial pot transmetre el mateix missatge, però si es tracta d'un assumpte seriós, el correu electrònic empresarial sovint es considera menys formal que una carta comercial. Si la vostra comunicació requereix una signatura de tinta, òbviament no podeu signar un correu electrònic d'empresa amb tinta. Podeu afegir una signatura electrònica o digital a un missatge de correu electrònic, però.
Carta versus format de correu electrònic
Segons el Centre de redacció de la Universitat de Northern Michigan, el format comunament utilitzat per a les lletres comercials és l'estil de bloc. Totes les seccions de la lletra estan alineades amb el marge esquerre en l'estil de bloc tradicional. Un bloc modificat posa la salutació final i la signatura a la part inferior central de la lletra; el format de semi-bloc significa que els paràgrafs són sagnats. Si esteu escrivint un correu electrònic per a empreses, és fàcil replicar el format de bloc tradicional, escrivint el salutació, el cos i el saldo de salutació amb el marge esquerre, ja que si feu la pestanya per als sagnats del paràgraf i cancel·leu els salutacions, el format podria semblar estrany, depenent a la mida del monitor o pantalla des del qual el receptor llegeix la comunicació.
Manteniment de la confidencialitat
Podeu utilitzar una marca d'aigua amb una lletra impresa per indicar "Confidencial" o podeu marcar el correu electrònic de l'empresa Confidencial fent clic a una de les opcions que proporciona el vostre programa de correu electrònic. Ni una carta comercial ni un correu electrònic empresarial poden garantir la confidencialitat absoluta, ja que el destinatari pot fotocòpia de la carta o simplement reenviar el correu electrònic a algú que no estava al corrent de la comunicació inicial. En tots dos casos, heu de confiar en la integritat del destinatari per mantenir la confidencialitat de la vostra correspondència.
L'estat pot fer una diferència
Un supervisor que escrigui en un informe directe probablement usarà un correu electrònic per comunicar un missatge informal, com ara una notificació que estarà fora de l'oficina. No necessita proporcionar a la seva plantilla una carta formal per a aquesta correspondència de rutina. D'altra banda, si ella està comunicant una directiva de política o emetent una recomanació o acció disciplinària, una còpia impresa podria ser el format preferit, i això és si l'empresa manté registres de paper. En el cas d'oficines sense paper, un correu electrònic empresarial és la forma de comunicació requerida, independentment de la matèria. En un altre cas, si un informe directe escriu al seu supervisor per presentar la seva dimissió, una carta de negocis lliurada obre la porta a una breu conversa (si ho desitja) sobre els motius pels quals renuncia perquè la carta no pot contenir aquestes dades.
