La responsabilitat principal d'un agent de compres és assegurar l'oferta i la qualitat suficients dels materials requerits al millor preu possible. L'atenció es centra en la qualitat, la disponibilitat de material, la inversió en inventaris i la fixació de preus. Per establir objectius, l'agent de compra hauria de seguir centrat en activitats i mètriques que impulsin un rendiment millorat en aquestes quatre àrees.
Qualitat
Sigui el que estiguem comprant, esperem qualitat. Els materials han de complir amb les especificacions per ser útils. Sovint el cost de la mala qualitat supera el cost real del material. La mala qualitat pot ocasionar una despesa laboral perduda, reclamacions de garantia, fins i tot lesions. L'agent de compres hauria de tenir una qualitat mètrica de proveïdor per garantir que els proveïdors triats compleixin els estàndards. La mètrica ha de capturar el nombre de productes defectuosos rebuts del proveïdor com un percentatge del total dels productes rebuts. S'ha d'establir un objectiu amb cada proveïdor. Els números haurien de millorar cada any.
Disponibilitat de materials
S'ha de mesurar dos aspectes de la disponibilitat de material. El primer es centra en la quantitat d'escassetat de materials que es produeixen. Cal mesurar-ho per comprendre si l'agent de compres ordena quantitats adequades de material en el moment adequat. En cas contrari, el gerent de compra haurà d'intervenir. si una botiga de queviures s'esgota d'un producte i es produeix durant dues hores una vegada cada cinc anys, no atrauria l'escrutini que si durés tres dies i es produís cada dues setmanes.
El segon aspecte és la fiabilitat dels enviaments dels proveïdors. Això es mesura comparant els enviaments dels proveïdors contra ordres de compra. Si el proveïdor envia la quantitat correcta a temps, l'ordre es considera "perfecte". Si la quantitat o la data de lliurament no coincideixen amb l'ordre de compra, això comptarà com a "faltar". Igual que amb la qualitat, els objectius han de complir els objectius de la companyia i mostrar la millora contínua.
Inversió d'inventari
Si bé un agent de compres és responsable d'assegurar que hi ha subministraments adequats, és important que es responsabilitzin també de mantenir baix inventari. Poques empreses tenen recursos il·limitats per invertir en inventari. D'aquesta manera, l'agent de compra ha d'assegurar que el valor total de l'inventari es mantingui dins dels límits. El mesurament més comú per a l'efectivitat de l'inventari és el torn d'inventari. L'inventari converteix les mesures en quantes vegades en un any determinat l'inventari es completa completament. Per exemple, hi ha un producte que una empresa utilitza 12.000 unitats l'any. Per a aquest mateix producte hi ha hagut 1.000 unitats en inventari en un moment determinat. L'inventari calculat gira per aquest element seria de 12 (12.000 dividit per 1.000). Una velocitat de tornada de 12 indica que l'inventari es transforma una vegada cada mes, o 12 vegades l'any. Com més gran sigui la taxa de tornada, s'utilitza l'inventari més eficaç.
Preus
En la compra, la diferència entre el cost estàndard associat a un element i el preu real pagat es diu variància del preu de compra o PPV. PPV és una mesura comuna per als agents de compres per comprendre què tan bé o mal que l'agent està realitzant en relació amb els estàndards de costos. Per impulsar un PPV favorable, un agent de compra contractarà els proveïdors per eliminar costos de la cadena de subministrament. Un exemple podria ser en la instància en què un agent de compres redueix el preu comprant en una mida de lot més gran o si l'agent de compres va poder localitzar una font alternativa que podria subministrar a un preu més favorable.
