Una agenda de reunions organitzada i desenvolupada garanteix que tots els temes importants es cobrin en una reunió determinada. Una estructura de contorns ajuda a orientar la direcció de la reunió perquè no salteu d'un tema a un altre, cosa que permeti dur a terme un negoci de manera més eficient. Comenceu el vostre esquema de l'agenda molt abans de la reunió, de manera que podeu crear diversos esborranys i enviar-los als assistents abans de la reunió per fer-los saber què esperar.
Escriu tots els temes que necessiteu per cobrir a la reunió. Comenceu de la manera més àmplia possible. Per exemple, escriviu "Programació", que pot contenir diversos subtemes. Utilitzeu qualsevol nota de les reunions anteriors, els correus electrònics i la informació que hàgiu d'assegurar que tingueu tots els temes necessaris escrits.
Comuniqueu-vos amb altres planificadors o assistents de la reunió i consulteu si teniu cap tema que necessiti atenció. Doneu un termini per als temes i temes proposats, de manera que tingueu temps de fer qualsevol recerca de seguiment o correspondència, si cal, inseriu-los al contorn.
Organitzeu els vostres temes. Busqueu temes que es puguin col·locar sota un tema més gran. Si no, visiteu cada tema general i descomprimiu-lo en temes específics del programa. Per exemple, una agenda de reunions de producció podria contenir "conflictes d'assajos" i "dates per recordar" en el tema "Programació".
Reuneu els vostres temes principals per ordre d'importància. Decideix quins temes haurien d'anar primer a l'esborrany basant-se en la importància que siguin, quant de temps haurà de discutir-los i consideracions especials, com ara la persona que presenta la part de la reunió que necessita sortir d'hora, per exemple.
Escrigui els temes principals en una llista vertical en negreta i font més gran, al voltant de fonts de 14 a 16 punts. Sagnia o pestanya una vegada i bifurca cada subtema directament sota el tema principal. Podeu numerar o escriure els temes i subtemes com vulgueu. Incloeu els punts detallats a sota de cada subtema.
Bala i sangria també aquells articles, de manera que seure sota el subtema, a la dreta. La majoria de programes informàtics automàticament, la bala i el número quan premeu "Intro" i "Fitxa" al final d'un element principal o subtòpic.
Escriviu tota la informació de reunions necessària al centre superior del document, incloent el títol i la data de la reunió, l'hora, la ubicació, els convidats o els assistents previstos i la informació de contacte de l'organitzador de la reunió, probablement vostè mateix.
Escriviu el nom del presentador de cada tema al costat del principal o subtòpic, si escau. Tingueu en compte quant de temps fa cada tema. Consulteu amb el presentador per assegurar-vos que us proporcioneu el temps suficient.
