Una sol·licitud de proposta (RFP) és un document en el qual sol·liciteu als contractistes que facin ofertes al treball que voleu realitzar. Descriu els detalls de les tasques, les qualificacions requerides, els termes del contracte, el termini de presentació i les instruccions sobre com respondre. Normalment envieu una carta d'intencions unes setmanes abans de la proposta de resposta real a la RFP. Això dóna a l'entitat emissora de RFP una idea de quantes respostes heu d'esperar. Tot i que podeu trobar plantilles de qualitat de RFP i carta d'intencions en línia, és recomanable explorar exemples de com ha de respondre i què incloure o deixar de banda.
Desxifrar els detalls
Abans de respondre a un RFP, llegiu-lo bé. En definitiva, la seva proposta de resposta hauria d'incloure detalls sobre com produirà resultats que compleixin els requisits. Aneu amb compte si els requisits de RFP no indiquen clarament les funcions desitjades o són ambigües de cap manera. No vol que et trobes en deficient per complir els requisits al final del projecte. Busqueu mètriques que defineixin com es mesurarà el vostre compliment. Avalueu les penes per incompliment i pateu el risc. Compreneu com es documentaria, controlava i gestionava qualsevol contracte resultant per fer complir l'acord. Si l'emissor està obert a preguntes, contacteu-les per resoldre qualsevol cosa que sigui vaga. A continuació, podeu enviar la vostra carta d'intenció amb confiança.
Exemple bàsic i esquema d'una carta d'intenció de RFP
Una vegada que decideixi respondre, enviï aviat una carta de intencions de RFP a l'empresa que emet la RFP que indica que planeja presentar una proposta. Això assegura que rebrà cap actualització o canvi a la RFP original. No respongueu amb una carta manuscrita o utilitzeu un missatge de correu electrònic tret que ho indiqui explícitament. Comenceu la vostra lletra indicant per què us interessa. Reconeixeu el termini. Incloeu la vostra informació de contacte. Com a exemple del cos de la vostra lletra, pot ser tan simple com:
"Ens agradaria indicar el nostre interès en la Sol·licitud de Proposta (RFP) referenciada i rebre notificacions sobre qualsevol actualització abans de presentar-la en la data requerida".
Podeu, per descomptat, incloure més detalls. Eviteu fer preguntes clarificadores, que poden fer que la vostra intenció sigui ambigua.
Què hi ha de temps de negociar?
Les negociacions de preus normalment comencen més endavant, com en la fase inicial de licitació, si feu la llista curta. Tanmateix, pot optar per incloure un paràgraf o dos en la carta d'intencions, que explica les necessitats de finançament del projecte. Però tingueu en compte que plantejar problemes financers massa aviat en el procés pot afectar la vostra possibilitat d'anotar un contracte.
Envieu-lo amb seguretat
Voleu garantir que arribi la vostra carta; envieu-lo per correu certificat perquè obtingueu un rebut amb el registre de lliurament. (Aquest servei postal dels Estats Units ofereix aquest servei per una tarifa baixa, consulteu el seu lloc web pel preu actual). També podeu fer un seguiment de la informació de lliurament en línia. A continuació, hauríeu d'estar preparats per escriure la vostra proposta real per definir els drets i obligacions contractuals.
