Durant la jornada laboral, els empleats segueixen diversos processos per assolir els seus objectius. Aquests objectius varien segons la posició i inclouen tasques com registrar entrades de diaris, respondre a les consultes dels clients o resoldre problemes informàtics. Cada departament treballa amb diferents objectius i utilitza diferents processos per assolir aquests objectius. Algunes empreses no tenen el temps per detallar acuradament els processos empresarials que utilitzen. No obstant això, escriure els processos del negoci ofereix nombrosos avantatges per a una empresa. Quan una empresa documenta els seus processos de negoci, crea passos detallats amb els quals pot orientar els empleats actuals i formar nous empleats.
Escriure l'objectiu del procés empresarial. Aquesta declaració mostra el motiu i la importància de seguir el procés descrit. Al desenvolupar el vostre objectiu, pensa per què els empleats necessiten seguir el procés i preguntar a la gerència quina hauria de ser el resultat de seguir el procés; el vostre objectiu ha de transmetre aquests coneixements.
Identifiqueu cada pas que es produeixi al llarg del procés i escriviu cada pas com una sola frase.
Reviseu cada pas per determinar si s'afegeix a la finalització del procés o si utilitza recursos sense afegir valor. Elimineu aquells passos que no contribueixin a l'objectiu.
Identifica i enumera les tasques necessàries per completar cada pas. Incloeu informació sobre els recursos necessaris per completar el pas i com adquirir aquests recursos. Escriure cada detall en l'ordre en què s'ha de realitzar.
Dibuixar un diagrama de flux. Alguns empleats aprenen més a veure un diagrama visual del procés que a llegir passos. Inclou cada pas i detall escrit en el procés en el diagrama de flux.
Reviseu el procés general per identificar els passos perduts. Després de crear un procés empresarial preliminar, llegiu el document des del principi. Practiqueu cada pas tant visual com físicament per assegurar-se que cada pas necessari s'inclogui. Després de concloure que el procés de negoci s'ha completat, imprimiu una còpia definitiva del document.
Consells
-
Assumeixi que l'empleat que llegeix el procés empresarial no té un coneixement previ de l'empresa ni dels seus recursos i inclou passos que semblen obvis per al treballador experimentat, ja que aquests passos poden no ser evidents per als treballadors sense experiència.
Creeu el document del procés empresarial mitjançant el programari de processament de textos. Això us permet fer canvis fàcils a mesura que evoluciona el procés empresarial.
