Per aprofitar la normativa del Servei d'Impostos Interns en relació amb les beques, l'organització ha de sol·licitar l'aprovació prèvia, abans de concedir els ajuts. L'establiment de beques segons les normes de l'IRS implica la configuració de procediments de selecció de beques que compleixin, subministrant tota la informació sol·licitada i presentant tràmits a l'agència fiscal federal.
Definicions IRS
Les instruccions i les normes que apareixen a les publicacions oficials de l'IRS que proporcionen directrius sobre la correcta establiment de beques es refereixen repetidament a les subvencions. La definició de "beca" de l'IRS inclou beques. En les directrius de l'agència a empreses, organitzacions i particulars per sol·licitar l'aprovació prèvia per subvencions, això també significa beques i passanties, entre altres despeses.
Necessitat d'aprovació anticipada
Si es concedeix una subvenció a un individu per finançar l'educació o el viatge abans d'obtenir l'aprovació de l'IRS dels procediments de subvenció de l'organització, els fons de subvenció es consideren una despesa tributària segons la normativa de l'IRS.
Obtenció de l'aprovació
Les beques s'han de concedir de forma no discriminatòria als beneficiaris, i els procediments objectius utilitzats en el procés han de ser confirmats per obtenir l'aprovació de l'IRS. L'IRS també obliga a l'organització a escollir els beneficiaris que tenen més probabilitats d'èxit en l'activitat finançada i supervisar els destinataris de la beca per determinar si s'han complert les obligacions. L'IRS estipula que no existeix un prototip per a la metodologia que una organització decideix complir amb aquestes directrius: Cada organització pot desenvolupar els seus propis procediments per establir i concedir fons de beques sempre que els resultats finals s'adhereixin a les regulacions federals.
Programes d'empresa
Els programes de beques creats per empreses per concedir premis als empleats o familiars dels empleats es tracten de manera diferent segons les normes de l'IRS. Per establir un programa de beques d'aquest tipus, l'empresa també ha de buscar l'aprovació anticipada. A més de complir els requisits de l'IRS que regeixen tots els programes de subvencions, l'empresa ha de complir normes addicionals. Aquests inclouen l'adhesió als principis de basar els premis sobre el progrés educatiu per als destinataris i no com una compensació addicional per a empleats selectes. Una comissió independent ha d'escollir els destinataris, i les beques no es poden utilitzar com a part dels paquets de beneficis dels empleats.
Presentació de la documentació
Les organitzacions que busquen l'aprovació prèvia exempta d'impostos per a un programa de subvenció poden presentar el formulari IRS 8940 - Sol·licitud de determinació diversa. Una vegada que una organització obté l'aprovació anticipada de l'IRS d'un sistema de premis, l'entitat té la llibertat d'aplicar els mateixos estàndards i procediments als programes addicionals de subvenció sense haver de sol·licitar l'aprovació prèvia de l'IRS.
