Segons el document de l'Agència de Protecció Ambiental dels Estats Units (EPA): "Orientació per a la preparació dels procediments operatius estàndard (SOPs)", "El desenvolupament i l'ús de SOPs són una part integral d'un sistema de qualitat amb èxit, ja que proporciona als individus la informació necessària per realitzar un treball correctament i facilita la coherència en la qualitat i la integritat d'un producte o resultat final ". Per tant, la preparació adequada de SOPs és clau per establir les bases per assolir processos consistents. Seguint uns quants passos generals, podeu preparar SOP per utilitzar-los a la vostra organització.
Identifiqueu quins procediments o processos de la vostra organització necessiten documentació per dur a terme d'una manera coherent i quines persones estan més qualificades per autoritzar el SOP associat. Es pot utilitzar un enfocament d'equip per identificar la necessitat del SOP i escriure el SOP.
Determineu un sistema de numeració per garantir el control adequat dels documents dels vostres SOP. El sistema de numeració hauria de ser prou flexible per permetre qualsevol nombre de SOP i qualsevol altra revisió per als SOP individuals. Feu-vos o una persona de control de documents assignada que mantingueu la llista mestra perquè no s'utilitzin nombres duplicats.
Desenvolupeu una plantilla SOP que tots els SOPs d'organització continuaran utilitzant el programari de processament de textos. Per als procediments administratius o programàtics, la plantilla ha de contenir, com a mínim, una pàgina de títol, procediments (incloent-hi el propòsit, l'abast, el resum, les definicions, les qualificacions del personal, el procediment en si, les llistes de comprovació i la gestió de registres), el control de qualitat i les referències. Per a procediments tècnics o de laboratori, la plantilla ha de contenir, com a mínim, totes les seccions de SOP administratives que figuren més amunt, a més de la informació de seguretat, precaucions, interferències, equips i subministraments a la secció de procediments.
Escriu un procediment d'operació estàndard sobre com escriure Procediments operatius estàndard per a la vostra organització, coneguda com "SOP on SOPs". Utilitzeu la plantilla desenvolupada i estableixi les vostres expectatives sobre com s'han de preparar tots els SOPs, per exemple, qui identifica la necessitat, qui assigna el número, quin format usar i les expectatives del que s'hauria d'incloure a cada secció.
Prepareu la resta dels vostres SOPs en funció del mètode establert a la SOP en SOPs, i realitzeu qualsevol revisió menor per millorar el procés de preparació en termes de temps i qualitat dels documents resultants.
Consells
-
Mireu tots els exemples de SOP que puguis abans de preparar el vostre.
Avís
Assegureu-vos que la plantilla SOP sigui definitiva abans d'emetre-la. Qualsevol canvi significa que cal revisar tots els SOP escrits amb aquesta plantilla.
