La codificació de la comptabilitat és el procés d'assignació de números o lletres a les dades per crear una base de dades de cerca ràpida. Els codis de comptabilitat no són universals, ja que cada comptador, empresa de comptabilitat, institució o empresa pot crear el seu propi sistema de codificació a la mida de les seves pròpies necessitats organitzatives. Alguns tipus de codificació són senzills i senzills, mentre que altres requereixen un manual per interpretar.
Codificació mnemònica
La codificació mnemònica en l'ús comptables utilitza lletres abreujades que representen una paraula completa. Per exemple, "ACCT" podria representar "compte", "DT" per a "data" o "GTL" per "total".
Codificació seqüencial
També anomenada codificació en sèrie, la codificació seqüencial d'usos comptables utilitza números que tenen un ordre consecutiu. En un llibre de comptabilitat, un codi seqüencial pot baixar al costat de la pàgina amb un en cada nova línia. Un exemple de codi seqüencial és 00, 01, 02, 03 i així successivament.
Codificació jeràrquica
Similar al sistema de classificació decimal de Dewey de la biblioteca, els codis jeràrquics són aquells que un comptable podria expandir infinitament, si cal, d'una manera estructurada i lògica. Per exemple, si un comptador volia crear una secció principal en el seu sistema de comptabilitat, designaria un número amb cada secció com "808 Actius" i "809 Passius". Després, si volgués crear sub-seccions, ella faria així que amb l'ús d'un decimal, com ara "808.01 Actius financers", el comptador podria continuar afegint subseccions a cada subsecció segons sigui necessari, com ara "808.01.001 Actius financers per a 2001-2002".
Codificació de blocs
En la comptabilitat, la codificació de blocs es refereix als números que un individu pot assignar a termes generals de comptabilitat mentre es comptabilitza. Per exemple, si un codi de bloc llegeix, "5.000: Immobilitzat, 6.000: Accions", el bloc 5.000 és exclusiu per a qualsevol cosa que tracti amb actius fixos. Atès que aquests blocs de codi són separats per 1.000 números, un individu podria afegir fins a 1.000 codis o subcategories de subblocs.
Codificació facultada
Un codi facultatiu de comptabilitat és una sèrie de números agrupats que representen diferents encapçalaments que un comptador pot utilitzar. Si un comptador conserva els llibres per a una ubicació minorista, per exemple, pot afirmar que Facet 1 o grup 1 representa els diferents departaments de la botiga; Facet 2 representa els diferents tipus de costos que la botiga podria incórrer; i Facet 3 conté subcategories de Facet 2.
Dins de cada faceta hi ha un codi seqüencial que representa un element diferent. En l'exemple, Facet 1 pot tenir els següents camps: 00 vendes en línia, 01 vendes en botigues i 02 devolucions. Facet 2 podria incloure els següents camps: 00 Costos de màrqueting, 01 Subministraments d'oficina i 02 Despeses de treball. A continuació, Facet 3 podria contenir una sèrie de codis de bloc on els números de 0000 a 01000 representen costos generals, on la xifra 0050 representa el cost per comprar un domini d'Internet. Per tant, si el comptador utilitzés un codi de facetes, la sèrie de números que representaria el cost per promocionar la botiga en línia amb un nou lloc web aniria llegint "00 00 0050". Cada secció d'aquest codi representa cada faceta individual: 00 (Vendes en línia) 00 (Costos de màrqueting) 0050 (Cost del domini d'Internet).
