Els departaments de comptabilitat utilitzen una varietat d'acrònims per identificar responsabilitats, departaments o agències governamentals. Encara que alguns acrònims són específics de la indústria, altres existeixen de forma universal. A / P representa el departament de "comptes a pagar" a la majoria de les empreses.
Posicions
Els departaments que paguen els comptes varien de grandària d'una persona a moltes persones en diversos nivells de supervisió diferents. Els comptes que paguen els empleats introdueixen les dades de les factures al sistema de comptabilitat i les factures coincidents amb la documentació de còpia de seguretat. Els supervisors que paguen els comptes supervisa el treball dels comptes que paguen els empleats i responen a les consultes d'altres departaments sobre els pagaments de factures o els saldos dels proveïdors. Els administradors pagadors dels comptes dirigeixen el departament mitjançant la planificació de rols individuals dins del departament, els costos del departament de pressupostos i col·laborant amb altres administradors de la companyia en la presa de decisions.
Responsabilitats
El departament de comptes a pagar es responsabilitza del pagament de les factures a temps. Molts proveïdors ofereixen descomptes per pagar factures en un termini determinat. El departament de comptes a pagar supervisa les dates de venciment juntament amb les dates de descompte per garantir que els descomptes més grans de la companyia estiguin disponibles. El departament de comptes a pagar ha de verificar que cada factura és precisa abans del pagament. Les coordenades del departament de comptes a pagar comproven la impressió amb la signatura de la direcció en el xec. Els xecs i les factures també s'han de mantenir tancats.
Control intern
A causa de la quantitat de diners que canvia de mans a través del departament de comptes a pagar, el control intern ha de ser una prioritat. La salvaguarda bàsica dels controls s'aconsegueix mitjançant el bloqueig de xecs en blanc i la limitació de l'accés a la clau.La verificació de la factura determina si cada factura és exacta i vàlida. Els deures es divideixen entre els diferents membres de l'equip per garantir que cap membre de l'equip no pugui accedir a tot el sistema sense una revisió d'una altra persona.
Millora del procés
Els xecs d'impressió solen ser un procés manual, que requereix treballs humans per a tasques tedioses, com ara emplenar sobres. La millora del procés redueix la necessitat que els empleats treballin en treballs sense valor afegit i permeten als empleats centrar-se en el treball analític. Les millores inclouen l'ús de pagaments electrònics i sistemes d'aprovació electrònics.
