Quan una empresa compra maquinària, vehicles, programari o altres elements que es consideren actius a causa de la seva usabilitat a llarg termini, es consideren despeses de capital. A causa del cost important, la majoria de les empreses planifiquen per endavant aquestes compres; però quan la maquinària es descompon o la nova tecnologia ofereix una oportunitat perquè una empresa racionalitzi els processos, cal gastar grans quantitats de diners en funció de la utilitat de la compra. Per crear una política relacionada amb aquestes despeses, la direcció ha d'examinar la història de les despeses de la companyia i extreure conclusions en conseqüència.
Revisar els registres comptables passats per determinar qualsevol patró de despesa en béns de capital i estimar les despeses anuals no planificades a causa del reemplaçament d'equips.
Establir un pressupost de plantilla que inclogui l'experiència passada i les despeses planificades. Estimar el percentatge de despeses de capital no planificades i incloure una bonificació per a aquests articles.
Determineu com s'han pres les decisions sobre despeses no planificades en el passat i observeu com es van formular decisions d'èxit.
Escriure procediments per identificar les despeses de capital que s'inclouran al pressupost, incloses les plantilles RFP (sol·licitud de proposta), requisits d'oferta, requisits de pagament, documentació de necessitats i una llista de revisions i aprovacions que s'han de realitzar abans d'incloure l'element de cost en la pressupost
Escriviu una llista d'accions que cobreixi com s'han de prendre decisions sobre les despeses no planificades. S'hauria d'incloure la diligència deguda aplicada a les despeses pressupostades, a més d'un sistema per comparar les despeses esperades amb els supòsits d'ingressos i avaluar el nivell de risc associat a gastar aquests diners.
Organitzeu la vostra política amb una introducció que indiqui els objectius de la política, una secció que cobreixi les despeses de capital planejades i el procés d'incloure'ls al pressupost, una secció sobre despeses de capital no planificades i com s'haurien d'avaluar i una política per determinar la quantitat de indemnització per despeses de capital no planificades que s'han d'incloure en el pressupost anual.
Consells
-
Una política només és tan bona com la seva aplicació. Durant el procés de creació de la vostra política, cal que tots els administradors que es puguin veure afectats participin activament en la seva formulació i obtinguin aprovacions per escrit en cada element important de la política.
Avís
Estigueu preparats per modificar la vostra nova política a mesura que sorgeixin ocasions. El control del risc de fer despeses de capital no planificades implica un departament de comptabilitat sòlid i sensible que pot proporcionar informació financera precisa en un moment.
