Amb el continu avanç de la tecnologia, una de les tendències més recents del segle XXI ha estat l'anomenada oficina sense papers. Una oficina sense papers no és completament sense paper, sinó que utilitza un mínim de paper i converteix la major quantitat de documentació possible a la forma digital. Una oficina sense papers té avantatges i desavantatges, que han de ser considerats per una organització considerant una transició del registre convencional.
Més compacte i eficaç
Els fitxers digitals requereixen molt menys espai físic que els fitxers de paper, i són molt més fàcils de mantenir organitzats. A més, els fitxers digitals arxivats són molt més fàcils d'accedir que els fitxers de paper arxivats. Els fitxers digitals es poden compartir fàcilment entre molts usuaris alhora, i accedir des d'ubicacions remotes, millorant l'eficiència del treball.
Conscientment envióment
Menys fitxers de paper significa menys paper que s'utilitza per a còpies duplicades i per al registre general de registres. Aquest factor fa que l'oficina sense paper sigui més conscienciada pel medi ambient en la majoria de casos. Per a revistes en línia i altres publicacions, publicar digitalment significa l'eliminació de tintes que contenen metalls pesants, dissolvents i altres substàncies nocives per al medi ambient.
Problemes de programari i maquinari
Una oficina sense paper només és tan eficient com el programari i el maquinari que s'utilitzen per emmagatzemar els registres que permeten als treballadors. Els errors de programari i les avaries de l'equip poden provocar grans interrupcions en el funcionament d'una oficina sense papers. El manteniment del programari i el maquinari d'una oficina sense papers també és una preocupació; El personal o consultors de tecnologies de la informació (TIC) solen ser una necessitat, així com també tècnics que presten servei al maquinari amb regularitat.
Errors d'entrada de dades i corbes d'aprenentatge
Com passa amb qualsevol transició, la transició cap a una oficina sense papers sovint implica una corba d'aprenentatge, especialment en un entorn d'oficina on els empleats ja no són experts en l'ordinador. Els errors d'entrada de dades poden ser costosos i poden provocar problemes importants. A més, els errors d'entrada i presentació de dades poden provocar errors en la classificació de registres, cosa que fa que sigui difícil o impossible trobar-los en una data posterior.
Preocupacions de seguretat
Els registres digitals poden ser vulnerables a l'accés no autoritzat, ja sigui per hacking o per la seguretat de lax personal. Especialment amb registres legals i mèdics sensibles, la pèrdua de dades pot comportar una responsabilitat significativa per a l'empresa implicada, especialment si es tracta de negligència. La disposició de registres digitals presenta una dificultat especial, especialment en un entorn de xarxa compartida. Simplement, esborrar un fitxer no elimina per complet un registre digital, de la mateixa manera que llançar un document a una paperera no impedeix que una altra persona recuperi el paper més endavant.
