Les factures proporcionen un mitjà perquè les empreses paguin pels seus serveis i proporcionin els registres adequats perquè els consumidors utilitzin per a pressupostos i propòsits fiscals. Quan formateu la factura, incloent-hi la informació i les seccions adequades, podeu estalviar temps, diners i confusió a tothom.
Decideix sobre el que usareu per crear la factura. El processament de textos o el programari de full de càlcul poden fer el treball. Tot depèn del que us sigui més còmode. També hi ha una gran quantitat de plantilles disponibles a través de Microsoft Word i Excel i d'Internet que podeu adaptar a les necessitats de la vostra empresa.
Incloeu la informació i les dades de la vostra empresa relacionades amb la factura. Si el client sempre es pregunta com posar-se en contacte amb vostè, la seva factura proporciona tot el que necessita saber. Incloeu el vostre nom, adreça, número de telèfon, adreça web i adreça de correu electrònic. A més, no oblideu incloure la data en què es va emetre la factura i la data de venciment.
Incloeu informació sobre el vostre consumidor: nom, adreça, número de telèfon, adreça de correu electrònic i número d'identificació del client, si escau. Això li permet assegurar-se que la persona adequada rep la factura i recorda al client que actualitzi la seva informació personal quan sigui necessari.
Incloeu informació important per al consumidor, com ara un número de referència, una llista detallada dels càrrecs amb descripcions breus, impostos inclosos i una quantitat total. No només això mostra al client el que ha comprat, sinó que el protegeix en cas que el client afirmi que no ha complert la seva promesa en un servei concret.
Llista les opcions de pagament. En explicar clarament les seves expectatives i les opcions de pagament del client, la probabilitat que la factura es pagui de forma ràpida i correcta augmentarà. Això també estalvia temps perquè respon a les preguntes que normalment se sol · licitaven per telèfon o per correu electrònic.
