Els sistemes de comptabilitat computarizados han augmentat de manera tan freqüent que, amb prou feines, té sentit imaginar alternatives contemporànies basades únicament en llibres escrits a mà i màquines que afegeixen escola vella. Però és fàcil arribar a ser excessivament dependent de la comptabilitat informatitzada. Abans d'aprofundir en les solucions tecnològiques, tingueu en compte els possibles esculls de permetre que una màquina i un programa de programari puguin emmagatzemar totes les dades i calcular relacions numèriques essencials.
Qualitat de la informació
La qualitat de la informació que proporciona un sistema comptable informatitzat depèn de la qualitat de la informació que introduïu. Podeu introduir cada xec, rebut i factura a QuickBooks, però si no heu configurat el vostre diagrama de comptes QuickBooks per reflectir amb precisió les complexitats de la vostra empresa, els vostres esforços només proporcionaran informació parcial o irrellevant. Per exemple, si la vostra empresa treballa amb diversos tipus de comptes, com ara els minoristes en línia, els magatzems de maó i el morter i les vendes directes als clients, les dades de la vostra comptabilitat no tindran especial importància a menys que feu un seguiment de les categories per separat.
L'element humà
Tot i que els sistemes comptables computats utilitzen la tecnologia per calcular quantitats i informació de la seva emmagatzematge, aquestes dades han de ser introduïdes pels humans, i aquests humans han de ser entrenats. El personal de capacitació en programes de programari pot ser costós i el coneixement s'ha d'actualitzar regularment perquè els sistemes comptables computarizados canvien, de vegades cada any. Els errors es produeixen en moltes etapes de la corba d'aprenentatge, i un sistema informatitzat amb fórmules que es construeixen l'un a l'altre probablement compondrà errors aparentment simples, fent que la font d'un problema sigui encara més difícil de trobar.
Costos tecnològics
Pràcticament, tots els aspectes d'un sistema comptable informatitzat són costosos. Els ordinadors són exponencialment més cars que els llibres de documents, i el programari necessari per a les dades comptables afegeix una despesa addicional que sovint s'ha de renovar o actualitzar anualment. També és possible que hagueu de desemborsar els fons per reparar-los, o contractar professionals per a la formació, el programari personalitzat o per desenredar incompliments especialment complexos.
Seguretat i permanència
Els sistemes de comptabilitat computarizados són vulnerables als problemes de seguretat cibernètica. Els sistemes basats en núvol emmagatzemen de forma remota la informació de la vostra empresa, on es pot piratejar. El vostre sistema pot estar infectat amb un virus que destrueix o corromp la informació. Les computadores també es bloquegen periòdicament, de manera que, tret que sigui especialment diligent sobre la còpia de seguretat dels fitxers, podeu perdre moltes hores de treball. Així, mentre els sistemes de comptabilitat computarizados organitzen informació i realitzen càlculs de forma ràpida i eficient, poden crear una falsa sensació de seguretat. La conclusió és que mai no poden mantenir-se plenament en el coneixement directe dels sistemes o la familiaritat de primera mà amb els detalls del vostre funcionament.
